E‑Rechnung in Deutschland XRechnung & Co. zwischen Unternehmen (B2B)
Die E‑Rechnungs-Pflicht B2B kommt. Am 01.01.2025 treten die Gesetzesänderungen zur Einführung der verpflichtenden E‑Rechnung zwischen Unternehmen in Deutschland in Kraft.
Bitte beachten Sie: PDF ist digital, aber keine E‑Rechnung!
In diesem Beitrag haben wir das Wichtigste für Sie zusammengefasst und geben einen Ausblick, was das bedeutet.
Das Gesetz zur Einführung der elektronischen Rechnung in Deutschland ist verabschiedet
Update: Bundesrat hat am 22.03.2024 das Wachstumschancengesetz verabschiedet. Die Änderungen des §14 UStG zur Einführung der E‑Rechnungs-Pflicht in Deutschland treten am 01.01.2025 in Kraft.
Was ändert sich bei Rechnungsversand und Rechnungseingang?
Die E‑Rechnung hat ab 1. Januar 2025 bei Geschäften zwischen Unternehmen (B2B) Vorrang.
Das bedeutet:
- eine Einwilligung des Rechnungsempfängers zur E‑Rechnung ist dann nicht mehr erforderlich,
- Unternehmen werden somit ab dem 1.1.2025 zum Empfang von E‑Rechnungen verpflichtet.
Das Gesetzgebungsverfahren ist in großen Schritten vorangegangen. Nach der Verabschiedung im Bundestag, hat der Bundesrat das Wachstumschancengesetz in den Vermittlungsausschuss verwiesen.
Die im Vermittlungsverfahren vereinbarten Anpassungen hatten dabei keinen Einfluss auf die für die Einführung der E‑Rechnung relevanten Artikel. Am 22.03.2024 hat der Bundesrat dem Wachstumschancengesetz zugestimmt.
Die verpflichtende Einführung der E‑Rechnung ist nur eins der vielen Bausteine aus dem “Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness”, dem sogenannten “Wachstumschancengesetz”.
Zusätzlich hängt das ganze Thema E‑Rechnung eng mit der geplanten Einführung eines einheitlichen digitalen Steuermeldesystems zusammen.
Viele nennen das Thema Meldesystem (auch Tax-Reporting, Continuous Transaction Control – CTC oder Clearance) in einem Atemzug mit der Einführung der E‑Rechnungs-Pflicht.
Dieses ist entsprechend der EU-Vorgabe allerdings erst für 2028 geplant.
EU sagt JA zur zweistufigen Einführung in Deutschland
1. Schritt: E‑Rechnungs-Pflicht B2B
Deutschland hat explizit die Zustimmung der EU eingeholt, um genau diese zwei Bausteine – im Gegensatz zu Frankreich – nacheinander einführen zu können.
Das zweistufige Modell wurde bereits im Rahmen des E‑Rechnungs-Gipfels 2023 in Berlin als favorisierte Lösung diskutiert und am 25.07.2023 von der EU offiziell genehmigt (siehe COUNCIL IMPLEMENTING DECISION (EU) 2023/1551 of 25 July 2023).
2. Schritt: Einheitliches elektronisches Steuermeldesystem
Was das elektronische Meldesystem angeht, ist die EU Taktgeber. 2028 gilt entsprechend der ViDA-Initiative die Meldepflicht für Geschäfte zwischen Unternehmen innerhalb der Europäischen Union. Ab diesem Zeitpunkt müssen die EU Länder sicherstellen, dass die benötigten Daten an eine zentrale Datenbank auf Basis der EN 16931 übermittelt werden.
EU sagt JA zur zweistufigen Einführung in Deutschland
1. Schritt: E‑Rechnungs-Pflicht B2B
Deutschland hat explizit die Zustimmung der EU eingeholt, um genau diese zwei Bausteine – im Gegensatz zu Frankreich – nacheinander einführen zu können.
Das zweistufige Modell wurde bereits im Rahmen des E‑Rechnungs-Gipfels 2023 in Berlin als favorisierte Lösung diskutiert und am 25.07.2023 von der EU offiziell genehmigt (siehe COUNCIL IMPLEMENTING DECISION (EU) 2023/1551 of 25 July 2023).
2. Schritt: Einheitliches elektronisches Steuermeldesystem
Was das elektronische Meldesystem angeht, ist die EU Taktgeber. 2028 gilt entsprechend der ViDA-Initiative die Meldepflicht für Geschäfte zwischen Unternehmen innerhalb der Europäischen Union. Ab diesem Zeitpunkt müssen die EU Länder sicherstellen, dass die benötigten Daten an eine zentrale Datenbank auf Basis der EN 16931 übermittelt werden.
Was ist laut BMF eine E‑Rechnung?
Das ist im Grunde sehr einfach, denn als Grundlage dient die EU-Richtlinie 2014/55/EU auf deren Basis auch die E‑Rechnungs-Pflicht für Lieferanten der öffentlichen Hand eingeführt wurde (B2G).
Für B2B-Geschäfte werden als E‑Rechnung auch nur Rechnungen entsprechend der EU-Norm EN 16931 akzeptiert.
Ohne Verwirrung stiften zu wollen: Aber zusätzlich muss die jeweilige Syntax auch noch in der Liste der EU-Richtlinie 2014/55/EU aufgeführt sein (ABl. L 133 vom 6. 5. 2014, S. 1). Dazu zählen auf jeden Fall die Formate XRechnung (ab der Version 2.0) und ZUGFeRD (Profil EN 16931 bzw. XRechnung).
WICHTIG: Ein einfaches PDF ist keine E‑Rechnung.
Das Thema haben wir in unserem Trugschluss-Alarm “Was unterscheidet eine PDF-Rechnung von einer »echten« E‑Rechnung?” weiter vertieft.
Was ist laut BMF eine E‑Rechnung?
Das ist im Grunde sehr einfach, denn als Grundlage dient die EU-Richtlinie 2014/55/EU auf deren Basis auch die E‑Rechnungs-Pflicht für Lieferanten der öffentlichen Hand eingeführt wurde (B2G).
Für B2B-Geschäfte werden als E‑Rechnung auch nur Rechnungen entsprechend der EU-Norm EN 16931 akzeptiert.
Ohne Verwirrung stiften zu wollen: Aber zusätzlich muss die jeweilige Syntax auch noch in der Liste der EU-Richtlinie 2014/55/EU aufgeführt sein (ABl. L 133 vom 6. 5. 2014, S. 1). Dazu zählen auf jeden Fall die Formate XRechnung (ab der Version 2.0) und ZUGFeRD (Profil EN 16931 bzw. XRechnung).
WICHTIG: Ein einfaches PDF ist keine E‑Rechnung.
Das Thema haben wir in unserem Trugschluss-Alarm “Was unterscheidet eine PDF-Rechnung von einer »echten« E‑Rechnung?” weiter vertieft.
Welche Ausnahmen gelten für die E‑Rechnungs-Pflicht?
- Rechnungen an Unternehmen anderer Mitgliedstaaten der EU
- Rechnungen an Endverbraucher
- Kleinstrechnungen unter 250 €
- Rechnungen für Fahrausweise
Welche Übergangsfristen sind für die E‑Rechnungs-Pflicht B2B vorgesehen?
Übergangsfrist 1
Sonstige Rechnungen für 2 Jahre (bis 31.12.2026)
Während der Übergangsfrist 1 sind zusätzlich zu den EN 16931-konformen E‑Rechnungen folgende Formate zulässig:
- Papierrechnungen
- Elektronische Rechnungen abseits der EN16931-konformen Formate (z.B. einfaches PDF)
Alle “sonstigen Rechnungen” in einem anderen elektronischen – aber nicht EN16931-konformen – Format bedürfen auch in der Übergangsfrist 1 der Zustimmung des Rechnungsempfängers.
Für kleinere Unternehmen mit einem Jahresumsatz in 2026 ≦ 800.000 € gilt eine verlängerte Übergangsfrist 1 bis Ende 2027.
Welches Rechnungsformat darf bis wann noch eingesetzt werden?
Abb. Formate und Übergangsfristen (Versand)
Übergangsfrist 2
Sonstige Rechnungen “EDI” 3 Jahre (bis 31.12.2027)
Wenn diese entsprechend Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. L 338 vom 28.12.1994, S. 98) übermittelt werden.
VORSICHT: Nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers.
Ohne Übergangsfrist, unter Einhaltung der Rahmenbedingungen
EDI und andere elektronische Formate mit strukturierten Daten (nicht EN 16931 konform) können unter bestimmten Voraussetzungen auch über den 01.01.2028 hinaus verwendet werden. Das Stichwort lautet hier interoperabel mit der EU-Norm EN 16931.
Sind EDI und andere Formate mit strukturierten Daten, die nicht der EU-Norm EN 16931 entsprechen jetzt doch zulässig?
Ja, unter Einhaltung gewisser Vorgaben, können diese Formate noch eingesetzt werden.
Dabei müssen Sie folgende Punkte beachten:
- Die Rechnung muss alle vom Gesetz (nach EN 16931) geforderten Angaben enthalten.
- Das Format muss auf Basis der EU-Norm EN 16931 interoperabel sein.
- Es Bedarf für diesen Weg der Zustimmung des Rechnungsempfängers.
Im Unterschied zu den EN 16931-konformen Formaten müssen hier Reihenfolge, Struktur, zulässige Werte u.ä. nicht direkt in der EN 16931-konformen Art und Weise vorliegen. Diese Aufgabe kann über ein Stück Software – ein sogenanntes Mapping – erfolgen.
Für uns ist genau diese Aufgabe Teil unseres Tagesgeschäfts. Als Dienstleister helfen wir dabei eine zuverlässige und sichere Brücke zwischen Ihren Systemen und dem Rechnungsempfänger zu bilden.
Was wird aus der Papierrechnung?
Im Bereich der Geschäfte zwischen Unternehmen, also Business-to-Business (B2B), rückt das Ende der Papierrechnung immer näher.
Nach dem aktuellen Vorschlag des Bundesministeriums der Finanzen bekommt ab 1.1.2025 die E‑Rechnung Vorrang. Die Papierrechnung wird dann in der Übergangsfrist 1 noch für zwei Jahre zulässig sein. Nur Unternehmen mit einem Jahresumsatz in 2026 ≦ 800.000 bekommen beim Versand noch eine Schonfrist bis Ende 2027.
Wir sehen allerdings auch bei denjenigen unseren Kunden, die gleichermaßen E‑Rechnungen – als XRechnung oder ZUGFeRD – wie gedruckte Rechnungen per Post über uns versenden, dass der Trend klar in Richtung E‑Rechnung geht. Die Zahlen sprechen für sich, denn wir versenden für unsere Kunden seit dem ersten Quartal 2023 mehr E‑Rechnungen als Papierrechnungen. Eine Trendwende ist definitiv eingetreten.
Nicht verwunderlich, dass der Markt einen massiven Rückgang an Papierrechnungen erwartet. Die Entwicklung hin zur E‑Rechnung wird natürlich auch den Rechnungseingang beeinflussen. Hier wird der Hauptfokus nicht mehr auf dem Auslesen der Daten liegen, sondern auf der optimalen Automatisierung der anschließenden Prozess-Schritte. Dazu gehören: Abgleich mit Bestellungen und Lieferscheinen, Genehmigungsworkflow, Archivierung und im Idealfall: die Dunkelverbuchung.
Wann wird das Gesetz zur E‑Rechnungs-Pflicht B2B verabschiedet?
Update: Das Gesetz wurde final am 22.03.2024 verabschiedet. Hier folgt also ein Blick in das Gesetzgebungsverfahren.
Zugegebenermaßen konnten wir nicht sagen, wann das Gesetz verabschiedet wird. Aber wir haben Ihnen einen Einblick gegeben, was die nächsten Schritte bis zur Verabschiedung des Gesetzes waren.
Wie der Verband elektronische Rechnung (VeR) im Rahmen eines Gesprächs mit dem BMF erfahren hatte, sah der Wunschzeitplan des Bundesfinanzministeriums eine Verabschiedung Ende 2023 bzw. Anfang 2024 vor.
Und so sieht der aktuelle Stand der Dinge aus:
- bis 25.07.2023: Anhörung der Verbände (abgeschlossen)
- August 2023: Kabinettsabstimmung und Regierungsentwurf (abgeschlossen)
- 12. Oktober 2023: Bundestag (Erste Lesung) auf Basis des Gesetzentwurfs (abgeschlossen)
- 06. November 2023: Anhörung im Finanzausschuss (abgeschlossen)
- 17. November: Bundestag (Zweite und dritte Lesung) (abgeschlossen)
- 24. November: Beteiligung des Bundesrat (abgeschlossen)
- 21. Februar 2024: Vermittlungsausschuss beschließt Kompromiss (abgeschlossen)
- 22.03.2024: Bundesrat verabschiedet final das Wachstumschancengesetz (abgeschlossen)
Die Gesetzesänderungen zur Einführung der Elektronischen Rechnung in Deutschland ist Teil eines großen Gesetzespakets – dem Wachstumschancengesetz.
Jetzt ist es klar:
Das Wachstumschancengesetz wurde am 22.03.2024 final vom Bundesrat verabschiedet. Damit treten die darin enthaltenen Artikel 23 und 24 zur Einführung der elektronischen Rechnung zwischen deutschen Unternehmen am 01.01.2025 in Kraft. Eine übersichtliche Zusammenfassung der geltenden Regelungen finden Sie in unserem aktuellen Beitrag Gesetz zur E‑Rechnungspflicht in Deutschland final verabschiedet.
Fragen oder Diskussionsbedarf zur E‑Rechnung B2B?
Bei Fragen zu den aktuellen Entwicklungen vereinbaren Sie einfach einen passenden Gesprächstermin mit Tim Roßky (Geschäftsführer Cegedim e‑Business GmbH und Mitglied im Vorstand des Verband elektronische Rechnung) oder kommen Sie einfach zum nächsten Live-Webinar.
Wir bleiben für Sie dran und informieren Sie über jeden weiteren Schritt hier, auf LinkedIn und im nächsten Webinar.
- Zum Fortschritt bis zur Verabschiedung des neuen Gesetzes zur E‑Rechnungs-Pflicht in Deutschland,
- zu allen Themen rund um das geplante einheitliche elektronische Steuermeldesystem und
- wie Sie den Umstieg auf die E‑Rechnung erfolgreich meistern.
Fragen oder Diskussionsbedarf zur E‑Rechnung B2B?
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- zur Einführung der E‑Rechnungs-Pflicht in Deutschland,
- zu allen Themen rund um das geplante einheitliche elektronische Steuermeldesystem und
- wie Sie den Umstieg auf die E‑Rechnung erfolgreich meistern.
Die wichtigsten Fragen zu XRechnung & Co.
Sie haben eine konkrete Frage zur elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland?
Nach der Zustimmung zum Wachstumschancengesetz durch den Bundesrat, haben wir alle wichtigen Eckpunkte zur Gesetzesänderungen rund um die Einführung der E‑Rechnungs-Pflicht in unserem Beitrag Gesetz zur E‑Rechnungspflicht in Deutschland final verabschiedet zusammengetragen.
Suchen Sie die Antwort auf Ihre Frage vergeblich? Dann nehmen Sie einfach mit uns Kontakt auf und lassen uns Ihre Frage direkt zukommen.
Was ist eine „echte“ E‑Rechnung?
Eine elektronische Rechnung besteht aus strukturierten Rechnungsdaten, die maschinell verarbeitet werden können. Ein einfaches PDF-Dokument ohne entsprechenden XML-Datensatz stellt damit keine gültige Zahlungsaufforderung mehr dar. Auch dann nicht, wenn die PDF-Rechnung komplett digital, z.B. per E‑Mail an den Rechnungsempfänger übermittelt wird.
Wer ist zur E‑Rechnung verpflichtet?
Alle Rechnungsempfänger der öffentlichen Hand müssen seit April 2020 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.
Inzwischen sind zudem alle Geschäftspartner von Rechnungsempfängern
- des Bundes,
- der Freien Hansestadt Bremen,
- der Hansestadt Hamburg,
- des Saarlandes und an die öffentliche Hand in den Bundesländern
- Niedersachsen,
- Baden-Württemberg und
- Mecklenburg-Vorpommern,
dazu verpflichtet, ihre Rechnungen in der geforderten elektronischen Form zu stellen. Vereinzelte Abnehmer auf Landes- und kommunaler Ebene verlangen von ihren Lieferanten erst später eine (echte) E‑Rechnung. Zusätzlich ist eine Pflicht in Hessen (ab dem 18.04.24) sowie Rheinland-Pfalz (ab dem 01.01.24) vorgesehen. Allerdings gibt es auch Regelungen wie z.B. in NRW, bei denen der Rechnungsversender eine Pflicht zur Einlieferung von Rechnungen als E‑Rechnung im Zuge der Auftragsvergabe festlegen kann.
Teil 2 der E‑Rechnungs-Pflicht: B2B
Die EU hat der getrennten Einführung der E‑Rechnung und einem einheitlichen elektronischen Steuermeldesystem zugestimmt. Das ist die Grundlage für die aktuellen Entwicklungen rund um die E‑Rechnungs-Pflicht (B2B) für innerdeutsche Geschäftstransaktionen zwischen Unternehmen.
Was ist die XRechnung?
Bei der XRechnung handelt es sich um ein semantisches Datenmodell, mit dem sich elektronische Rechnungen an die deutsche Verwaltung gemäß den Vorgaben der europäischen Normierungsbehörde CEN versenden lassen. Die XRechnung stellt damit eine nationale Variante der EU-Norm EN 16931 dar, eine so genannte Core Invoice Usage Specification (CIUS).
Wie passen XRechnung und GoBD zusammen?
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) enthalten unter anderem Vorgaben dazu, welche Rechnungsinhalte auch beim E‑Rechnungsaustausch zu archivieren sind. Mit einem erfahrenen Dienstleister wie Cegedim e‑Business ist aber auch das Archivieren von XRechnung & Co. kein Problem!
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD 2.0?
Der Hauptunterschied zwischen den beiden Varianten ist im wahrsten Sinne des Wortes offensichtlich: Denn während es sich bei einer E‑Rechnung im Standard XRechnung um einen reinen Datensatz handelt, besteht eine Rechnung im Standard ZUGFeRD 2.0 aus einem Datensatz und einem sogenannten Sichtdokument in Form eines PDF. Den europäischen Vorgaben entsprechen aber grundsätzlich beide Standards.
Was muss das XRechnungs-Format enthalten bzw. die EN 16931-konforme Rechnung?
Für Geschäftspartner der öffentlichen Hand, die Ihre Rechnung als XRechnung liefern müssen oder wollen, werden neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen zusätzlich folgende Angaben gefordert:
- Eine Identifikationsnummer, meist in Form der Leitweg-ID
- die Bankverbindungsdaten
- die Zahlungsbedingungen
- die E‑Mail-Adresse des Rechnungsstellers bzw. Rechnungssenders, manchmal auch De-Mail-Adresse
Folgende Angaben müssen je nach ERechV ebenfalls enthalten sein, wenn diese dem Rechnungsteller im Rahmen der Beauftragung übermittelt wurden:
- die Lieferantennummer,
- eine Bestellnummer und
- in seltenen Fällen noch ein Aktenzeichen oder eine Kostenstelle, sofern vorhanden.
Je nach Rechnungsempfänger kann es vor allem in Bezug auf die geforderte Identifikationsnummer abweichende Regelungen geben. Bitte entnehmen Sie diese daher der gültigen ERechV des Bundes bzw. Bundeslandes oder stimmen Sie dies ab.
Wo erhalte ich noch mehr Informationen zur XRechnung?
Wie Sie selbst schnell und einfach in der Lage sind, elektronische Rechnungen – optimalerweise sogar aus Ihrem bestehenden ERP System heraus – in allen gängigen Formaten zu versenden und zu empfangen, erfahren Sie auf unserer Seite zum eBeleg Service – Ausgang. Weitere Informationen zum Stand der XRechnung in den verschiedenen Bundesländern finden Sie in unserem Update zur Implementierung auf Länderebene bzw. beim Verband elektronische Rechnung (VeR) übersichtlich anhand einer interaktiven Karte zusammengestellt. Weitere Informationen zum ZRE und den dazu nötigen Voraussetzungen stehen auf bund.de für Sie bereit.
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Schritt 1: Expertise zur E‑Rechnung aufbauen
Schritt 2: Status Quo analysieren
Schritt 3: In Systemlandschaft einordnen
Schritt 4: Kommunikationsstrategie definieren
Schritt 5: Lösungsansätze evaluieren
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