Gelten für die E‑Rechnung ab 01.01.2025 bei Empfang und Versand die gleichen Fristen?
Im Folgenden gehen wir auf den Trugschluss “Eingang = Ausgang?” ein. Dabei erläutern wir, welche Übergangsfristen vorgesehen sind. Und wo die Freiheit, diese zu nutzen, an ihre Grenzen stößt.
Ein Stück mehr Expertise, damit Sie Ihren Handlungsbedarf inhaltlich und zeitlich richtig einschätzen können.
Kann man bei der E‑Rechnungspflicht B2B erst einmal auf Übergangsfristen bauen?
Ein O‑Ton aus der Praxis:
»Man darf ab 2025 immer noch (übergangsweise) Papierrechnungen, PDFs oder Rechnungen per EDI austauschen, wenn man noch nicht so weit ist.«
Wo liegt der Trugschluss?
Bei der Umsetzung der aktuellen Gesetzesvorlage gilt es, genau hinzusehen!
Grundsätzlich muss die E‑Rechnungspflicht aus zwei verschiedenen Perspektiven betrachtet werden:
Der Knackpunkt liegt besonders in der Pflicht zum Empfang der zulässigen Rechnungsformate, da hier keine Übergangsfristen vorgesehen sind. Aber auch beim Versand lauern Tücken, mit denen man sich auseinandersetzen muss.
Versand von elektronischen Rechnungen
Übergangsfristen ja, aber …
Für den Versand sind verschiedene Übergangsregelungen vorgesehen. Dabei wird es für kleine und mittelständische Betriebe (KMU) eine verlängerte Übergangsfrist geben, um diesen Unternehmen den Umstieg zu erleichtern.
Außerdem wurden im Laufe des Gesetzgebungsverfahrens erweiterte Übergangsfristen für nicht EN 16931-konforme elektronische Formate, v.a. auch für EDI, eingebracht. Letzteres berücksichtigt die Bedürfnisse bzw. bringt die Anstrengungen von Unternehmen in Anrechnung, die den Belegaustausch schon stark digitalisiert haben.
Sie kennen jedoch vielleicht die alte Indianerweisheit „Wenn Du entdeckst, dass Du ein totes Pferd reitest, steig ab!“. Klar ist: Auch falls das Pferd „nur“ halb tot ist, ist man trotzdem weder schnell noch komfortabel unterwegs.
Deshalb empfehlen wir unseren Kunden und Interessenten sich frühzeitig ein gesichertes Bild über den Handlungsbedarf für den Versand von Rechnungen zu verschaffen.
So lässt sich wunderbar die passende Strategie für den Umstieg auf die E‑Rechnung entwickeln.
Empfang von elektronischen Rechnungen
Kein Zwang zur Weiterverarbeitung strukturierter Daten, aber …
Das Bundesministerium der Finanzen hat klargestellt, dass mit Inkrafttreten des Gesetzes – also zeitgleich ab 01.01.2025 – die Pflicht zum Empfang EN 16931-konformer “echter” E‑Rechnungen einhergeht.
Und ja, zum Empfang einer “echten” E‑Rechnung gehört auch die Pflicht zur elektronischen Archivierung entsprechend den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD).
Wie müssen elektronisch eingehende Rechnungen verarbeitet werden?
Auf den ersten Blick würde man meinen, nach erfolgter Archivierung – entsprechende der GoBD – könne man die künftig vorgeschriebenen E‑Rechnungen einfach „beiseitelegen“.
So könnte man z. B. einen Viewer nutzen, also ein kleines Stück Software, das im Falle einer XRechnung die XML-Daten ausliest und auf dem Bildschirm übersichtlich menschenlesbar anzeigt. Oder im Falle von ZUGFeRD – dem hybriden Format mit Sichtdokument als PDF und strukturierten Daten als XML im Gepäck – könnten Sie die weitere Verarbeitung einfach auf Basis des Sichtdokumentes durchführen.
Vielleicht sendet der Lieferant auch aus Kulanz parallel ein PDF per E‑Mail oder die Rechnung weiter gedruckt per Post, passend zu dem bisher geübten Workflow Ihres Unternehmens.
Doch Vorsicht, genau wie im Straßenverkehr müssen Sie die Vorrangregeln beachten.
Einerseits verbietet niemand das Abtippen oder Auslesen von Informationen einer gedruckten Rechnung, eines PDFs oder sonstigen Rechnungsformats abseits der gültigen E‑Rechnungsformate. Andererseits muss man sich bewusst sein, dass die E‑Rechnung (EN 16931-konform, wie XRechnung und ZUGFeRD) ab 1.1.2025 im juristischen Sinne Vorrang vor allem erhält, was kein zulässiges E‑Rechnungsformat darstellt.
Was gilt ab 1.1.2025 als buchhalterisches Original?
Im Grunde ist die Lage sehr klar. Wenn Sie eine elektronische Rechnung erhalten, bilden die empfangenen strukturierten Daten das buchhalterische Original.
Bei hybriden Formaten wie z. B. ZUGFeRD hat das eingebettete XML Vorrang. Sollten also bei einem hybriden Format Sichtdokument und XML voneinander abweichen, gelten die mitgelieferten strukturierten Daten als die buchhalterische „Wahrheit“.
Sollte also ein Lieferant Ihnen parallel zum elektronischen Format z. B. eine gedruckte Rechnung per Post oder eine einfache PDF-Rechnung per E‑Mail zusenden, sind diese nicht als »inhaltsgleiches Mehrstück« belastbar.
Wie Sie die relevanten Übergangsfristen ermitteln
Im Rechnungseingang: !!! Keine Übergangsfristen !!!
Sie sind ab Inkrafttreten der Gesetzesänderung (siehe Artikel 32 und 33 im Wachstumschancengesetz), voraussichtlich ab 01.01.2025, verpflichtet “echte” E‑Rechnungen anzunehmen.
Beim Rechnungsversand: Um herauszufinden, welche Übergangsfristen konkret für Ihr Unternehmen gelten, können Sie unsere praktische Tabelle nutzen. Spielen Sie hier einfach alle Rechnungsformate, die Sie ggf. weiter einsetzen möchten, durch.
Wichtig: Achten Sie auf das Kleingedruckte.
- Für Unternehmen unter einer bestimmten Jahresumsatzhöhe in 2026 bestehen großzügigere Regelungen.
- Einige Übergangsfristen hängen von der Zustimmung des Rechnungsempfängers ab.
Zum besseren Verständnis haben wir hier ein paar Beispiele aufgeführt, die evtl. für Sie überraschende Ergebnisse aufzeigen.
Beispiel 1
- Rechnungsformat: gedruckt per Post
- Jahresumsatz des Unternehmens im Jahr 2026: 1 Mio. €
Wie lautet die Frist bei Papierrechnungen für Unternehmen mit einem Jahresumsatz > 800.000 € in 2026?
Der Versand von Papierrechnungen ist noch bis zum 31.12.2026 erlaubt bzw. ab 1.1.2027 nicht mehr erlaubt, da das Unternehmen die maximale Umsatzhöhe von 800.000 € überschreitet.
Beispiel 2
- Rechnungsformat: PDF (ohne strukturierte Daten) per E‑Mail
- Jahresumsatz des Unternehmens im Jahr 2026: 1 Mio. €
- Der Kunde stimmt den Rechnungen als einfaches PDF nicht zu.
Wie lautet die Frist für einfache PDF-Rechnungen?
Der Versand der PDF-Rechnungen ist weder heute noch später einfach so erlaubt. Bereits heute benötigen Sie dafür die Zustimmung der Kunden. Mit Zustimmung können Sie maximal bis Ende 2026 (bzw. Ende 2027, sofern Sie unter 800.000 € Jahresumsatz fallen) noch einfache PDF-Rechnungen versenden.
Beispiel 3
- Rechnungsformat: ZUGFeRD im Profil EN 16931
- Jahresumsatz des Unternehmens im Jahr 2026: 1 Mio. €
- Der Empfänger stimmt den ZUGFeRD-Rechnungen nicht zu.
Ab wann können Sie ZUGFeRD (Profil EN 16931 oder XRechnung) versenden?
Der Kunde ist ab 1.1.2025 zum Empfang verpflichtet, er kann die Annahme nicht verweigern.
Das bedeutet, Sie können ab dem 1.1.2025 Rechnungen an Ihre Kunden senden.
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Zum Hintergrund …
Seit der Veröffentlichung des Regierungsentwurfs des Wachstumschancengesetzes im August 2023 hat das Thema E‑Rechnung in Deutschland an Fahrt aufgenommen.
Auch wenn man schon lange die diesbezüglichen Entwicklungen beobachtet hat, ist es nicht einfach, alle Aspekte zu überblicken, im Detail zu verstehen und in einen Gesamtzusammenhang mit dem eigenen Unternehmen zu bringen.
V.a. da die bereits verfügbaren Informationen wie
- der Gesetzentwurf,
- Stellungnahmen aus Wirtschaft und Verbänden,
- Normen wie die EN 16931,
- die Spezifikation zur EN 16931 Part 1
nicht gerade einfach zu »entschlüsseln« oder zu bewerten sind.
Zuletzt am 2.10.2023 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) den Gesetzentwurf hinsichtlich einiger unklarer Punkte konkretisiert.
Der bunte Mix aus juristische Formulierungen, Texten aus der Sicht der jeweiligen Interessengruppen und sehr technische Dokumente wie Codelisten aus der o.g. Spezifikation machen es Unternehmen jedoch teilweise schwer, eine Strategie zu entwickeln.
Wir liefern Ihnen hier aktuelle Informationen zur E‑Rechnung und in unserer Expertise Ecke umfassende Informationen zur E‑Rechnungspflicht B2B ab 2025, damit Sie heute schon Ihren Handlungsbedarf richtig einschätzen und frühzeitig agieren können.
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