E‑Rechnung an Behör­den & Co. in Niedersachsen

• Aktu­ell besteht in Nieder­sach­sen noch keine Verpflich­tung für Liefe­ran­ten zum Versand von E‑Rechnungen an Auftrag­ge­ber der öffent­li­chen Hand in Nieder­sach­sen. Dennoch empfeh­len wir Rech­nungs­stel­lern sich für Zukunft entspre­chend aufzustellen.
• Anders sieht es für die Rech­nungs­emp­fän­ger in Nieder­sach­sen aus. Diese sind seit dem 18. April verpflich­tet elek­tro­ni­sche Rech­nung zumin­dest „einfach“, also mindes­tens per E‑Mail oder WebU­pload, entge­gen­zu­neh­men. Diese Rege­lung gilt für alle Behör­den und Unter­neh­men der öffent­li­chen Hand unab­hän­gig vom Betrag der Rechnung.

HINWEIS: elek­tro­ni­sche Rech­nung = Rech­nung mit struk­tu­rier­ten Daten. Eine einfa­che PDF genügt nicht den Anfor­de­run­gen der EU-Norm EN-16931.

Ja, es gibt einen soge­nann­ten Basis­dienst, die zentrale ePost­stelle des Landes Nieder­sach­sen. Dieser ist über das Nieder­säch­si­sche Antrags­sys­tem für Verwal­tungs­leis­tun­gen Online (NAVO) erreich­bar.

Landes­be­hör­den in Nieder­sach­sen sind zur Verwen­dung des Portals verpflich­tet. Behör­den auf Ebene der Kommu­nen und Gemein­den müssen derzeit mindes­tens den Empfang per E‑Mail oder WebU­pload anbieten.

Sollte ihr Kunde noch nicht das Portal NAVO nutzen, so fragen Sie bei ihm nach über welchen Weg Sie Ihre Rech­nun­gen über­mit­teln können. In der Regel wird er Ihnen die dafür zu verwen­dende E‑Mail-Adresse bekanntgeben.

In Nieder­sach­sen können Sie die XRech­nung oder alter­na­tiv ein EN-19631-konfor­mes Format, wie z.B. das ZUGFeRD-Format ab der Version 2.0 im Profil EN-16931 verwenden.

Das Portal NAVO erfor­dert aller­dings zwin­gend eine XRechnung.

Die umsatz­steu­er­recht­li­chen Bestand­teile einer Rechnung

1. die Bank­ver­bin­dung des Zahlungsempfängers
2. die Zahlungs­be­din­gun­gen
3. die E‑Mail des Rech­nungs­stel­lers = ange­ge­bene E‑Mail bei der Registrierung

und sofern vom Auftrag­ge­ber bereits kommuniziert

1. das Iden­ti­fi­ka­ti­ons­merk­mal des Rech­nungs­emp­fän­gers, die Leitweg-ID
2. die Liefe­ran­ten­num­mer
3. eine Bestell­num­mer

Soll­ten Sie die Leit­weg-ID Ihres Auftrag­ge­bers nicht bei Auftrags­ver­gabe erhal­ten haben, fragen Sie bei Ihrem Ansprech­part­ner auf Kunden­seite nach. Diese ist für die eindeu­tige Iden­ti­fi­ka­tion des Rech­nungs­emp­fän­gers erfor­der­lich. So stel­len Sie sicher, dass Ihre Rech­nun­gen rich­tig weiter­ge­lei­tet werden kann. Die Leit­weg-ID kann das Routing bis zum Sach­be­ar­bei­ter beinhalten.

Weitere Infor­ma­tio­nen zur Leit­weg-ID finden Sie in den FAQ des Beitrags E‑Rechnung in Deutschland.

• bis zu 200 Anhänge, z.B. für Bilddateien
• manche Empfän­ger erwar­ten die Anla­gen einge­bet­tet als Teil der XRechnung

TIPP: Falls das für Sie rele­vant ist, stim­men Sie die Rahmen­be­din­gun­gen mit Ihrem Kunden ab, damit Ihre Rech­nun­gen inkl. Anla­gen gut ankom­men. Das ist immer­hin die Basis für die Liqui­di­tät Ihres Unternehmens.

Bei der Verwen­dung der ePost­stelle des Landes Nieder­sach­sen, kann die E‑Rechnung inkl. Anla­gen max. 40MB groß sein.

Beim Versand per E‑Mail können die Rahmen­be­din­gun­gen vari­ie­ren. Fragen Sie dazu bei Ihrem Auftrag­ge­ber nach.

Über das Rech­nungs­ein­gangs­por­tal NAVO können elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen manu­ell über den Webbrow­ser erfasst, durch Webu­pload bzw. per E‑Mail einge­lie­fert werden.

Seit April 2022 sollte es zusätz­lich die Einlie­fe­rungs­mög­lich­keit per WebSer­vice geben. Neue Infor­ma­tio­nen liegen uns dazu leider bisher nicht vor.

Die Prüfung der Struk­tur und die Benach­rich­ti­gung des Rech­nungs­ein­gangs erhal­ten Sie direkt über das NAVO-Portal.

Bei Zustel­lung von Rech­nun­gen per E‑Mail erfolgt die Kommu­ni­ka­tion direkt zwischen Ihrem Auftrag­ge­ber und Ihnen.

Bei Versand von E‑Rechnungen über einen Dienst­leis­ter, über­nimmt dieser idea­ler Weise die Vali­die­rung vorab. Sobald der Versand auch per WebSer­vice möglich ist, kann noch mehr Trans­pa­renz zum Versand­sta­tus bis in Ihr ERP-System zurück­ge­spielt werden.

In unse­rem Beitrag E‑Rechnung in Deutsch­land finden Sie alle Infor­ma­tio­nen zum aktu­el­len Stand in Nieder­sach­sen, dem Bund und allen ande­ren Bundesländer.