Rech­nungs­ver­sand an Behör­den in NRW

Wie sieht es aus Sicht der Liefe­ran­ten öffent­li­cher Auftrag­ge­ber in NRW aus?

• Nein, es gibt derzeit keine grund­sätz­lich E‑Rech­nungs-Pflicht für Liefe­ran­ten von Behör­den in NRW.
• Grund­sätz­lich deshalb, weil es den öffent­li­chen Auftrag­ge­bern frei­steht eine entspre­chende Verpflich­tung vertrag­lich, also bezo­gen auf einen bestimm­ten Auftrag, zu vereinbaren.
• Fazit: Es kann eine E‑Rech­nungs-Pflicht für einzelne Aufträge gelten!

Wie sieht es mit der Annah­me­pflicht für E‑Rechnungen bei den Auftrag­ge­bern in NRW aus?

• Ja, seit dem 18.04.2020 gilt für Landes­be­hör­den von NRW die Annah­me­pflicht für elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen, unab­hän­gig vom Auftragswert.
• Es gelten folgende Ausnah­men: Direkt­auf­träge ohne Verga­be­ver­fah­ren bzw. geheim­hal­tungs­be­dürf­tige Aufträge.

• Ja, in NRW gibt es das zentrale E‑Rechnungsportal erechnung.nrw.

• Unmit­tel­bare Landes­ver­wal­tun­gen in NRW müssen für den Empfang von E‑Rechnungen das Portal verwenden.

• Alle ande­ren Auftrag­ge­ber können das Portal nutzen oder einen ander­wei­ti­gen Empfang von E‑Rechnungen z.B. per E‑Mail anbieten.

• Diese EU-Norm, die soge­nannte EN-16931 verlangt zwin­gend eine struk­tu­rierte Rech­nung. Struk­tu­riert ist eine E‑Rechnung, wenn man weiß, z.B. genau in welchem Feld der Rech­nungs­emp­fän­ger, der Absen­der, das Rech­nungs­da­tum und so weiter steht.

• Das bedeu­tet eine einfa­che PDF-Datei wird von den Behör­den nicht akzeptiert.

In NRW werden als E‑Rech­nungs-Format die XRech­nung oder alter­na­tive Formate akzep­tiert, wie z.B. das ZUGFeRD-Format ab der Version 2.0. Beide Formate entspre­chen der EU Norm 16931.

Beim Versand einer E‑Rechnung über das NRW Portal kann aller­dings nur eine XRech­nung oder alter­na­tiv eine ZUGFERD Rech­nung im Profil XRech­nung über­mit­telt werden. Das gibt es ab dem ZUGFeRD Format in der Version 2.1.1 und besteht im Gegen­satz zu dem klas­si­schen ZUGFeRD-Format nur noch aus einer XML-Datei.

Die umsatz­steu­er­recht­li­chen Bestand­teile einer Rechnung

1. eine Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer zur Adres­sie­rung des Rech­nungs­emp­fän­gers (Leit­weg-ID),
2. die Bank­ver­bin­dungs­da­ten,
3. die Zahlungs­be­din­gun­gen und
4. eine E‑Mail-Adresse des Rechnungsstellers.

Plus sofern vom Auftrag­ge­ber im Vorfeld kommuniziert:

1. die Liefe­ran­ten­num­mer,
2. die Bestell­num­mer und
3. eine Kosten­zu­ord­nung, zum Beispiel eine Kostenstelle.

• Anla­gen müssen in die XRech­nung einge­bet­tet werden
• Dürfen nicht die vom Empfän­ger ange­ge­bene maxi­male Größe über­schrei­ten darf
• Beim NRW Portal werden maxi­mal 15 MB und 200 Anhänge je XRech­nung angenommen.
• Für Empfän­ger, die ihre elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen abseits des NRW Portals empfan­gen, müssen Sie direkt mit Ihrem Ansprech­part­ner nach der maxi­ma­len Größe der E‑Rechnung inkl. Anhänge und der. maxi­ma­len Anzahl beigefüg­ter Anla­gen fragen.

• Weber­fas­sung: via manu­elle Erfas­sung über das NRW Portal, um diese als XRech­nung über­mit­teln zu können
• Webu­pload: hier­bei wird eine vorhan­dene XRech­nung über das Portal hochgeladen
• E‑Mail an das NRW Portal über die E‑Mail-Adresse eingang(at)erechnung.nrw
• Webser­vice via PEPPOL: eignet sich beson­ders für viele Rech­nun­gen und bietet je nach Inte­gra­tion in das ERP-System die best­mög­li­che Transparenz

Beim Webu­pload wird bereits vor dem Versand geprüft, ob alle Pflicht­fel­der ausge­füllt wurden. Eine komplette inhalt­li­che Prüfung erfolgt spätes­tens beim Rech­nungs­emp­fän­ger. Beispiels­weise kann es Felder geben, die eine inhalt­li­che Abhän­gig­keit aufwei­sen und so zum Pflicht­feld werden. Diese Prüfung wird in der Regel erst durch den Sach­be­ar­bei­ter Ihres Auftrag­ge­bers inhalt­lich geprüft.

Ange­nom­men Sie über­mit­teln Ihre Rech­nun­gen über einen Dienst­leis­ter via Webser­vice Schnitt­stelle, dann werden diese vorzugs­weise schon vor dem Versand vali­diert. Der Status der Rech­nungs­zu­stel­lung wird, nach­dem wir die Rech­nung an das Portal über­tra­gen haben, direkt abge­holt. Je nach Inte­gra­tion, kann der Status in Ihrem ERP-System direkt sicht­bar gemacht werden.

Für alle ande­ren Zustell­wege erhal­ten sie eine E‑Mail von Ihrem Rechnungsempfänger.

In unse­rem Beitrag E‑Rechnung in Deutsch­land finden Sie alle Infor­ma­tio­nen zum aktu­el­len Stand in NRW, dem Bund und allen ande­ren Bundesländer.