E‑Rechnung an die öffent­li­che Hand Elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen als XRech­nung oder ZUGFeRD

Dass die Umstel­lung auf den digi­ta­len Rech­nungs­ein­gang in den Ländern nicht ganz so homo­gen wie auf Bundes­ebene gelang, liegt dabei übri­gens in der föde­ra­len Natur der Sache. Denn in der Bundes­re­pu­blik Deutsch­land ist es meist Aufgabe der einzel­nen Bundes­län­der, euro­päi­sche Vorga­ben in gelten­des Landes­recht zu überführen.

So hatten auch bei der elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung an die Verwal­tung die Bundes­or­gane, Bundes­mi­nis­te­rien und die sons­ti­gen Bundes­be­hör­den zeit­lich die Nase vorn. Schließ­lich musste zunächst nur ein entspre­chen­des E‑Rech­nungs-Gesetz (ERechG) verab­schie­det und eine E‑Rechnungsverordnung (auch E‑Rech-VO oder ERechV) erlas­sen werden, durch welche sowohl Ausge­stal­tung als auch Umfang und Zeit­plan für die E‑Rechnung an den Bund fest­ge­legt wurden. Danach galt es, für das Rech­nungs­we­sen des Bundes eine gemein­same Lösung (in Form des ZRE) zu finden, zu imple­men­tie­ren und mit allen Leis­tungs­emp­fän­gern zu verbin­den. Fertig.

16 verschie­dene Länder­vor­ga­ben für E‑Rechnungen an die Verwaltung

Auf Landes­ebene muss­ten dage­gen ganze 16 Einzel­ge­setze und Verord­nun­gen auf Basis der EU-Richt­li­nie und der euro­päi­schen Norm entwor­fen, opti­miert und erlas­sen werden. Kein Wunder, dass das nicht über­all gleich schnell – und mit dem glei­chen Ergeb­nis – vonstattenging.

Ein Umstand, der sich nun in zahl­rei­chen unter­schied­li­chen Vorga­ben, Schwel­len­wer­ten und tech­ni­schen Ansät­zen von Bundes­land zu Bundes­land bemerk­bar macht. Und die Spann­weite ist groß.

So gibt es heute nicht nur erheb­li­che Unter­schiede zwischen den verschie­de­nen Ländern und Verwal­tungs­ebe­nen. Auch inner­halb dieser Berei­che wurde es wiederum oft den einzel­nen öffent­li­chen Abneh­mern über­las­sen, ab welchem Rech­nungs­vo­lu­men (1.000 €, unter­schwel­lige Aufträge, ober­schwel­lige Aufträge) sie elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen anneh­men. Und ob diese für die Liefe­ran­ten verpflich­tend sein sollten.

Doch damit nicht genug. Denn teil­weise kann sich sogar das Rech­nungs­for­mat unter­schei­den. Wie weit die Unter­schiede gehen können, zeigen diese Beispiele:

• Die Freie Hanse­stadt Bremen folgt zu 100 % dem Bund (oder besser: anders­herum) und erwar­tet damit die XRech­nung ab 1.000 € Rechnungsvolumen.
• Andere Länder wie der Frei­staat Bayern nehmen auf Ebene des Landes zwar nun digi­tale Zahlungs­auf­for­de­run­gen entge­gen, geben aber keine bindende Vorschrift für die Auftrag­neh­mer vor. Auch gibt es in Bayern keine zentrale Platt­form für den Empfang elek­tro­ni­scher Rechnungen.
• Im Bundes­land Nord­rhein-West­fa­len müssen Rech­nungs­stel­ler mit jedem Auftrag­ge­ber indi­vi­du­ell klären, über welchen Weg der Rech­nungs­ver­sand abläuft. Zudem gibt es ein zentra­les E‑Rech­nungs-Portal, das aber nicht verpflich­tend ist.

Klingt kompli­ziert? Ist es leider auch! Nach­dem (fast) alle Bundes­län­der ein E‑Rech­nungs-Gesetz und eine E‑Rech‑V erlas­sen haben, haben wir die jewei­li­gen Vorga­ben, Rege­lun­gen und Verfah­rens­wege in ein paar prak­ti­schen Über­sichts­kar­ten für Sie zusam­men­ge­stellt. So erfah­ren Sie auf einen Blick:

• In welchen Ländern gilt eine Pflicht zur elek­tro­ni­schen Rech­nungs­über­mitt­lung für Auftrag­neh­mer – bzw. ist eine solche geplant?
• Können Rech­nun­gen über eine zentrale Rech­nungs­ein­gangs­platt­form einge­lie­fert werden?

Abb. Umset­zung der EU-Verord­nung auf Ebene des Bundes und der Länder
Quelle: Die DE-Karten erstel­len wir selbst, auf Basis recher­chier­ter Daten. Siehe Detail­an­sicht mit Links zu Geset­zen und Verord­nun­gen des Bundes und der Länder direkt im Anschluss. Wir bemü­hen uns Ände­run­gen möglichst zeit­nah einzu­ar­bei­ten. Sollte Ihnen etwas auffal­len, was korri­giert oder ergänzt werden sollte, freuen wir uns über eine kurze Infor­ma­tion (> Kontakt­for­mu­lar).

Aller­dings bestä­ti­gen auch hier die Ausnah­men die Regel. Denn wer Bundes­be­hör­den, Verfas­sungs­or­gane, ein Minis­te­rium oder einen ande­ren Rech­nungs­emp­fän­ger auf Bundes­ebene als Kunden hat, muss in der Lage sein, die gefor­der­ten elek­tro­ni­schen Wert­stel­lun­gen zu stel­len. Bereits seit dem 27. Novem­ber 2020 dürfen Auftrag­ge­ber des Bundes keine Rech­nun­gen mehr anneh­men, die nicht den euro­päi­schen Vorga­ben entspre­chen. Einfa­che PDF-Rech­nun­gen oder gar Papier­rech­nun­gen werden dann zurück­ge­wie­sen und nicht mehr bezahlt.

Einzige Ausnah­men (auf Bundes­ebene): Nach Maßgabe des § 3 Absatz 3 der E‑Rechnungsverordnung des Bundes sind die Zahlungs­auf­for­de­run­gen nach Erfül­lung eines Direkt­auf­trags bis zu einer Höhe von 1.000 Euro von der Pflicht zur E‑Rechnung ausge­nom­men. Glei­ches gilt nach § 8 E‑Rech-VO außer­dem für geheim­hal­tungs­be­dürf­tige Rech­nungs­da­ten aus Ange­le­gen­hei­ten des Auswär­ti­gen Diens­tes und der sons­ti­gen Beschaf­fun­gen im Ausland sowie für Wert­stel­lun­gen, die in Verfah­ren der Organ­leihe nach § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Geset­zes gegen Wett­be­werbs­be­schrän­kun­gen auszu­stel­len sind.

Auf Landes­ebene gibt es dage­gen zwar (noch) so gut wie keine Verpflich­tung zur E‑Rechnungsversand an die Verwal­tung. Dafür macht die schier unüber­schau­bare Zahl an unter­schied­li­chen Detail­vor­ga­ben, Porta­len, Über­tra­gungs­we­gen und Schwel­len­wer­ten die E‑Rechnungsstellung an die öffent­li­che Verwal­tung und öffent­li­che Unter­neh­men zu einem regel­rech­ten Minen­feld. Gerade dann, wenn man als Liefe­rant oder Dienst­leis­ter der öffent­li­chen Hand für mehrere Rech­nungs­emp­fän­ger in verschie­de­nen Ländern, Gemein­den oder Regio­nen tätig ist.

Wie geht’s weiter? 

Der Weg zum Ziel: Flächen­de­ckende Einfüh­rung der E‑Rechnung zwischen Unter­neh­men als Basis für das einheit­li­che Steuer-Melde­sys­tem ab 2028

Die Verpflich­tung zur E‑Rechnung an die öffent­li­che Hand war der erste Schritt im Rahmen der EU-Richt­li­nie 2014/55/EU im Hinblick auf die Ziele des Projekts ViDA, einer groß ange­leg­ten Initia­tive auf euro­päi­scher Ebene:

Das Projekt ViDA = VAT in the Digi­tal Age befasst sich mit der Moder­ni­sie­rung und Anpas­sung der Mehr­wert­steu­er­re­ge­lun­gen an die Anfor­de­run­gen des digi­ta­len Zeit­al­ters. Mit ViDA hat sich die EU auf die Fahne geschrie­ben, die Besteue­rung, insbe­son­dere im grenz­über­schrei­ten­den Handel, effi­zi­en­ter und gerech­ter zu gestalten.

Abb. Der Weg zur E‑Rechnungspflicht B2G in Deutsch­land: Die elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung B2G,  B2B  und die Einfüh­rung eines elek­tro­ni­schen Melde­sys­tems an die Steuer­­behörden wird nach und nach zur Pflicht

Um Steu­er­be­trug und Steu­er­hin­ter­zie­hung effi­zi­ent zu begeg­nen, müssen Steu­er­be­hör­den nach Auffas­sung der EU dazu befä­higt werden, Trans­ak­tio­nen in Echt­zeit zu über­wa­chen und die Steu­er­ein­nah­men besser zu kontrol­lie­ren. Die vorge­se­hene Lösung lautet:

Echt­zeit Tax-Report­ing für länder­über­grei­fende Transaktionen

Die EU-Kommis­sion hat in ihrer Pres­se­mit­tei­lung vom 8.12.2022 mehrere Punkte als Basis für Geset­zes­vor­schläge veröf­fent­licht, u.a. auch Vorschläge zum Thema digi­tale Melde­pflich­ten und E‑Invoicing.

Gefor­dert wird die Einfüh­rung von – zumin­dest auf Ebene des jewei­li­gen Mitglied­staa­tes – einheit­li­chen elek­tro­ni­schen Steuer-Melde­sys­te­men. Die Mitglied­staa­ten werden verpflich­tet, ein tech­ni­sches Verfah­ren zur Verfü­gung zu stel­len, das inner­ge­mein­schaft­li­chen B2B-Umsätze an die zentrale Daten­bank der (EU-) Finanz­ver­wal­tung über­mit­telt. Und zwar in einem Daten­for­mat auf Basis der bereits bekann­ten Euro­päi­schen Norm EN-16931.

Eine erfolg­rei­che Umset­zung der Vorga­ben auf EU-Ebene ist ohne die Digi­ta­li­sie­rung des Rech­nungs­aus­tau­sches selbst­re­dend nicht denkbar.

Die neuen Rege­lun­gen sollen ab dem 1. Januar 2028 zur Anwen­dung kommen. Deshalb befin­den wir uns derzeit in einer Phase, in der schritt­weise, aber mit Hoch­druck, die Verpflich­tung zur elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung für Geschäfte zwischen Unter­neh­men und der öffent­li­chen Hand sowie zwischen Unter­neh­men einge­führt wird.