Ein hybrides Format kombiniert zwei oder mehr Datenrepräsentationen in einer einzigen Datei, um sowohl maschinenlesbare als auch menschenlesbare Informationen bereitzustellen. In der elektronischen Rechnungsverarbeitung wird ein hybrides Format häufig genutzt, um strukturierte Daten (z. B. XML) mit einem visuell darstellbaren Dokument (z. B. PDF) zu verbinden.
Bedeutung hybrider Formate in der digitalen Rechnungsverarbeitung
Hybride Formate erleichtern die Übergangsphase von papierbasierten oder rein visuellen Rechnungen hin zu vollständig digitalen und maschinenverarbeitbaren Formaten. Sie bieten sowohl die Möglichkeit der manuellen Prüfung als auch der automatisierten Verarbeitung in ERP- und Buchhaltungssystemen.
Beispiele für hybride Formate
- ZUGFeRD: Eine Kombination aus PDF/A‑3 und einer eingebetteten XML-Datei, die strukturierte Rechnungsdaten enthält.
- Factur‑X: Ein hybrides Rechnungsformat, das in Frankreich verwendet wird und auf der gleichen Definition wie ZUGFeRD basiert.
Vorteile hybrider Formate
- Doppelte Nutzbarkeit: Rechnungen sind sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar.
- Einfache Implementierung: Ermöglicht Unternehmen den schrittweisen Übergang zur E‑Rechnung.
- Kompatibilität: Unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und ermöglicht eine flexible Rechnungsverarbeitung.
Stolperfalle hybrider Formate
- (DE) Vorrang strukturierter Daten: In Deutschland haben seit dem 1.1.2025 die strukturierten Daten einer E‑Rechnung Vorrang. Allein diese bilden die Grundlage für die gesetzeskonforme Verteuerung.
Cegedim unterstützt hybride Formate wie ZUGFeRD und Factur‑X, um eine effiziente und rechtskonforme Rechnungsverarbeitung zu gewährleisten. Das ermöglicht Unternehmen, sowohl manuelle als auch automatisierte Workflows in ihre bestehenden Prozesse zu integrieren.
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