Was ist ein Sichtdokument?
Ein Sichtdokument ist eine für den Menschen lesbare Darstellung eines elektronischen Dokuments, insbesondere einer elektronischen Rechnung. Es enthält alle wesentlichen Informationen in einer visuellen Form, oft als PDF oder als HTML-Ansicht, während die strukturierten, maschinenlesbaren Daten in einem separaten oder eingebetteten Format (z. B. XML) vorliegen können.
Bedeutung von Sichtdokumenten in der digitalen Rechnungsverarbeitung
Sichtdokumente erleichtern die Überprüfung und Archivierung elektronischer Rechnungen, da sie den Inhalt einer Rechnung für menschliche Nutzer lesbar darstellen. Sie sind insbesondere in hybriden Rechnungsformaten wie ZUGFeRD oder Factur‑X enthalten, bei denen eine visuelle Rechnungsversion mit strukturierten Daten kombiniert wird.
Merkmale eines Sichtdokuments
- Visuelle Darstellung: Zeigt Rechnungsinhalte wie Betrag, Steuern und Rechnungssteller.
- Begleitend zu strukturierten Daten: Wird oft zusammen mit einer XML-Datei für maschinelle Verarbeitung genutzt.
- PDF als Standardformat: Häufig im PDF/A‑3-Format für Langzeitarchivierung bereitgestellt.
Vorteile von Sichtdokumenten
- Einfache Prüfung: Ermöglicht Menschen die schnelle Erfassung von Rechnungsdetails.
- Archivierungsfähigkeit: Erfüllt gesetzliche Anforderungen zur revisionssicheren Dokumentation.
- Kompatibilität: Kann unabhängig von ERP- oder Buchhaltungssystemen gelesen werden.
Cegedim bietet Lösungen zur Erstellung und Verarbeitung von hybriden Formaten mit Sichtdokument wie ZUGFeRD und Factur‑X. Dadurch können Unternehmen ihre Rechnungen automatisiert verarbeiten und dabei ihren Empfängern ein menschenlesbares Dokument bereitstellen.
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