Digitale Gehaltsabrechnung
Multichannel-Versand direkt aus dem HR-System
Multichannel-Versand aller Entgeltabrechnungsdokumente, sicher elektronisch oder klassisch gedruckt per Post, je nach Wunsch Ihrer Mitarbeiter:innen
Digitale Gehaltsabrechnung
Einfach. Sicher. Digital.
Gehaltsabrechnungen inkl. Anhängen wie Sozialversicherungsmeldungen, Zeitnachweise u.ä. digital verarbeiten & elektronisch oder gedruckt per Post zustellen
Im Bereich der Personalbuchhaltung werden monatlich eine Reihe von Belegen verarbeitet. Bei Druck, Kuvertierung, Frankierung und Versand entstehen aufgrund der Sensibilität der Daten zusätzliche Aufwände für die Einhaltung des oftmals geforderten Vieraugenprinzips.
Unabhängig davon, ob alle Abrechnungen gedruckt per Post zugestellt werden oder ob ein Teil der Mitarbeiter:innen die elektronische Zustellung der Gehaltsabrechnungsdokumente wählen, mit dem eBeleg Service – HR sparen Sie Zeit und Geld.
Durch die direkte Verarbeitung und Überwachung im HR-System und die Auslagerung der Zustellung auf unseren Service optimieren Sie die Prozesse der Personalbuchhaltung. Der gewünschte Zustellweg wird in den Stammdaten des Mitarbeiters im HR-System hinterlegt. Zu den HR-Systemen SAP HCM und MS Dynamics 365 BC Human Ressource Management (Navision) bieten wir Standardschnittstellen.
Abb. eBeleg Service – HR: Digitale Gehaltsabrechnung, so sicher wie nie!
Einfach, komfortabel und sicher! Kosten und Zeit beim Versand von (digitalen) Gehaltsabrechnungs- und HR-Dokumenten sparen!
- Gehaltsabrechnungen auf Knopfdruck versenden
- Direkte HR-System-Anbindung
- kurze Projektlaufzeit durch Standardschnittstellen für SAP HCM und MS Dynamics 365 BC (Navision)
- Wegfall von Hardware und Wartungsaufwänden
- Multichannel-Versand – digital oder gedruckt per Post
- Elektronisch als verschlüsselten Anhang an die private E‑Mail
- Optimierter Service inkl. Druck, Kuvertierung, Frankierung und Versand
- Versandoption: Werksdruck für Versand per Paket an Ihre Standorte
Nach und nach digitalisieren
Unsere Kunden optimieren die Verarbeitung papierbasierter Belege oder stellen sukzessive auf den digitalen Versand von Gehaltsabrechnungsdokumenten um. Der eBeleg Service – HR ist die perfekte Basis, um den Mitarbeitern parallel beide Zustellvarianten anbieten zu können. Auch der Wechsel zwischen dem Empfang der Belege auf Papier gedruckt per Post und elektronisch ist sehr einfach. Dazu muss lediglich im HR-System eine Aktualisierung der Stammdaten des Arbeitnehmers erfolgen.
So einfach wie «Drucken»
Statt auf Ihrem Drucker umständlich in Papierform ausgedruckt zu werden, wird die Gehaltsabrechnung über den Cegedim eBeleg Service an unseren Druckdienstleister SPS Germany GmbH in Dettingen bei Stuttgart übertragen.
Hier wird Ihr Dokument ausgedruckt, kuvertiert, frankiert und für den Versand an die Deutsche Post übergeben.
Auch per Werksdruck möglich
Mit der Option «Werksdruck» kann der Versand alternativ nach Abteilung sortiert per Paket an Ihre Standorte zur internen Verteilung erfolgen.
Sie erhalten eine elektronische Kopie mit allen Informationen zum Versand. Im HR-System ist der Status der Sendung jederzeit einsehbar.
Sie sehen: Sie können Ihre Prozesse rund um Lohn- und Gehaltsabrechnung merklich verschlanken.
Elektronischer Versand an Mitarbeiter – Vorteile
Für den elektronischen Versand bieten wir aus Erfahrung die Möglichkeit des Versand per E‑Mail, so erhalten Sie eine einfache Handhabung für alle Beteiligten mit der Sicherheit eines Portals.
Onboarding für digitalen E‑Mail-Versand der Gehaltsabrechnungen
Informieren Sie bei Einführung Ihre Mitarbeiter:innen und erfassen Sie für den elektronischen Versand in den Personalstammdaten die private E‑Mail-Adresse. Dieser Prozess ist für den sicheren, verschlüsselten Versand sensibler Daten erforderlich. Auch hier lässt sich die Information über den neuen Service als Anhang zur Entgeltabrechnung gedruckt per Post versenden.
Sicherheit mit patentierter SAFE Technologie von SPS
Einmal bei IncaMail angemeldet, empfangen Ihre Mitarbeiter HR-Dokumente sicher als verschlüsselten Anhang.
Die Verarbeitung der hochsensiblen Daten erfolgt stets DSGVO-konform und ohne dauerhafte Speicherung.
Dokumentenempfang im privaten E‑Mail-Postfach
Mit dem IncaMail Service erhalten die Arbeitnehmer alle HR-Dokumente in ihrem privaten E‑Mail-Postfach.
Zusätzliche Vorteile des Belegdrucks in der Personalbuchhaltung
- Anlagen, wie Jahressteuerbescheinigung, Sozialversicherungsnachweis, Stundenzettel, Flyer etc. mitversenden
- Anpassung an von DIN A4 abweichende Größenformate
- Attraktive Preismodelle bei Versand und Verarbeitung
- Konsolidierung mehrerer Belege an eine Empfängeradresse
- Belegdruck durch SPS
SPS Germany – Unser Partner für Belegdruck und verschlüsselten E‑Mailversand
SPS ist einer der größten Document-Output-Dienstleister Europas. Der Betrieb des hochmodernen Druckzentrums mit Closed-Loop ‑Druckverfahren erfolgt in Dettingen bei Stuttgart. Höchste Zertifizierungsstandards (lnformationssicherheit nach ISO 27001, PCI OSS) schützen Ihre sensiblen Dokumenteninhalte während der Produktion. Durch umfassenden Datenschutz sind ihre Kundendaten gesichert.
Ihre Vision: Entgeltabrechnungen direkt aus dem HR-System – sicher und effizient – versenden?
Wie versenden Sie heute Entgeltabrechnungen an Ihre Mitarbeiter? Sind bei Ihnen noch manuelle Schritte erforderlich, die sowohl Zeit als auch ein Vieraugenprinzip zur Einhaltung der Sicherheitsvorschriften erfordern?
Suchen Sie eine Lösung, bei der unabhängig vom Wunsch des Empfängers der Versand der Gehaltsabrechnung / Entgeltabrechnungen / Lohnabrechnungen und ihrer Anhänge effizient und sicher direkt aus dem HR-System immer in digitaler Form erfolgt? Mit dem eBeleg Service – HR steht Ihnen die perfekte Lösung zur Verfügung, die auch parallel den Versand gedruckt per Post berücksichtigt.
Die optimale Lösung für den sicheren Versand von Entgeltabrechnungen!
Mit unserer praktischen Checkliste können Sie nicht nur interessante Lösungen und Services vergleichen. Sie finden auch heraus, welcher Lösungsanbieter für den optimierten digitalisierten Versand von Entgeltabrechnungen perfekt zu Ihren individuellen Ansprüchen passt!
Einfach kostenlos über den folgenden Textlink herunterladen, ausfüllen, bewerten und mit dem Besten zusammenarbeiten. Fertig!
Reicht nicht? Sichern Sie sich die Profi-Checkliste!
Nutzen Sie unsere ausführliche Checkliste mit allen wichtigen Detailfragen und ‑aspekten, die es bei der Auswahl des besten Lösungsanbieters zu beachten gilt. Praktisch, übersichtlich und mit aussagekräftigen Beispieldaten zur Orientierung!
Was wir dafür wollen? Einfach nur Ihre Kontaktdaten. Mehr nicht!
Empfehlungen & Referenzen
Was unsere Kunden über uns sagen
Herr Heckenberger
Stv. Abteilungsleitung Personalabrechnung
Dank flexibler Lösung eBeleg Service – HR und top Projektbetreuung durch XimantiX (heute Cegedim e‑Business) und VISICON versenden wir heute alle Entgeltabrechnungen effizient aus SAP an die Mitarbeiter bzw. per Werksdruck zur Verteilung an unsere 47 Standorte.
Herr Wehberg
Gruppenleiter Personalabrechnung
Mit dem Einsatz des eBeleg Service – HR für den Versand der Entgeltabrechnungen sparen wir in erster Linie Zeit. Neben dem Wegfall der manuellen Aufwände für Druck und Kuvertierung sind heute die Prozesse erheblich schneller.
Sascha Brunnhuber
Leiter Personalwesen Deutschland
Mit der Lösung eBeleg Service – HR von XimantiX [jetzt Cegedim e‑Business] – können wir heute die Entgeltabrechnungen direkt aus SAP in einem Arbeitsschritt erledigen. Dabei ist es für uns besonders vorteilhaft, dass wir alle Mitarbeiter mit einer Lösung erreichen. Unsere Mitarbeiter können zwischen dem klassischen Weg gedruckt per Post und der modernen Variante elektronisch und sicher als IncaMail wählen.
Michael Thomas
Personalleiter
IncaMail hat sich bewährt. Wir sind dabei, den Anteil der Mitarbeiter, die ihre Lohndokumente per E‑Mail erhalten, sukzessive zu erhöhen, weil es sich auch finanziell rechnet. Mit IncaMail werden wir auf jeden Fall kostengünstiger sein als früher.
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