Cegedim Xtract
Empfangen Sie E‑Rechnungen –
einfach und sicher gesetzeskonform
Ihre Einstiegslösung für den Empfang von E‑Rechnungen,
damit Sie klein starten und in Zukunft weiter ausbauen können.
Was kann Cegedim Xtract für Sie übernehmen?
Cegedim Xtract wurde für Unternehmen konzipiert, die die seit dem 01.01.2025 geltende gesetzliche Annahmepflicht für E‑Rechnungen besonders einfach und schnell umsetzen wollen.
Der Fokus von Cegedim Xtract liegt daher auf dem Empfang von E‑Rechnungen.
Dadurch können Sie schnell starten und Ihre Verarbeitung im Rechnungseingang auch für E‑Rechnungen auf eine gesetzeskonforme Basis stellen.
Die Lösung ist modular und lässt sich sowohl in Bezug auf Übertragungswege als auch hinsichtlich einer Integration in Ihre Systemlandschaft jederzeit weiter ausbauen.
Wie werden elektronisch eingehende E‑Rechnungen verarbeitet?
- Empfang per E‑Mail
Wir empfangen für Sie über ein E‑Mail-Postfach alle elektronisch eingehenden Rechnungen. - Trennung einfache PDF- vs. E‑Rechnung
Die eingehenden Rechnungen werden analysiert. Dabei erfolgt eine Trennung zwischen einfachen PDF-Rechnungen ohne strukturierte Daten und echten EN 16931-konformen Rechnungen. - Einfache PDF-Rechnung weiterleiten
Eingehende einfache PDF-Rechnungen werden direkt nach der Analyse direkt an Sie weitergeleitet, damit Sie diese ohne zeitliche Verzögerung im Rechnungseingang verarbeiten können. - Klassifizierung
Die, als EN 16931-konform identifizierten E‑Rechnungen werden für die weitere Verarbeitung in die jeweiligen Formate klassifiziert: ZUGFeRD, XRechnung, etc..
E‑Rechnungen, die nicht der Validierung nach EN 16931 standhalten, werden auf Basis festgelegter Empfänger weitergeleitet. Zusätzlich zur Originalrechnung wird ein Fehlerprotokoll zur Information beigefügt.
- Verarbeitung XRechnung (XML)
Hier werden die XML-Daten visualisiert.
Im XML enthaltene Anhänge werden dekodiert und extrahiert. - Verarbeitung ZUGFeRD (PDF/A‑3)
Da ab 01.2025 die XML-Daten auch im ZUGFeRD-Format führend sind, werden auch bei einer ZUGFeRD-Rechnung diese Daten visualisiert. Damit steht Ihnen eine rechtssichere Buchungshilfe zum Vorsteuerabzug zur Verfügung.
Im Fall von ZUGFeRD werden sowohl die im PDF/A‑3, als auch die im XML enthaltenen Anhänge extrahiert. - Bereitstellung der Ergebnisdokumente per E‑Mail
Im Ergebnis erhalten Sie alle Dokumente für die anschließende Verarbeitung und Archivierung der E‑Rechnungen.
Dazu gehören Originalrechnung, die visualisierte E‑Rechnung basierend auf den XML-Daten als PDF-Dokument und die extrahierten Anhänge jeweils als eigenständiges Dokument.
Der CloudService Cegedim Xtract kann durch folgende Optionen erweitert werden:
- Austausch von Belegen per SFTP oder WebService
- Anbindung an das Peppol-Netzwerk für den Empfang
- Empfang und Verarbeitung von EDI-Rechnungen
- Layoutoptionen im Rahmen der Visualisierung
- Mapping von XML-Daten in benötigtes Zielformat
- Empfang sonstiger E‑Rechnungen mit strukturierten Daten
- Extraktion von Daten aus einfachen PDF-Rechnungen
- Genehmigungsworkflow
Updates zur E‑Rechnung
Fragen und Antworten zur E‑Rechnung nach Inkrafttreten der Gesetzesänderung
Wie müssen umsatzsteuerrelevante Anhänge einer E‑Rechnung beigefügt werden?
Technisch gibt es im Grunde drei Möglichkeiten, um Anhänge einer Rechnung beizufügen.
- In den XML-Daten per BASE64-Kodierung eingebettet
- In den XML-Daten als Referenz-URL
- Als Teil der PDF/A‑3 (nur bei ZUGFeRD)
Aber Vorsicht:
Nur eine der o.g. Varianten ist für Rechnungsbegründende Beilagen zugelassen, die für die Umsatzsteuer relevant sind.
Diese Anlagen müssen zwingend in die XML-Daten einbettet werden – per BASE64 encoding.
Welche Rolle spielt BASE64 Kodierung im Umfeld der E‑Rechnung?
BASE64 ist ein Verfahren, mit dem 8‑Bit-Binärdaten in lesbare ASCII-Zeichen umgewandelt werden. Das ermöglicht eine einfache Einbettung von Dateien in andere Formate. Der Rückweg – BASE64 decoding – stellt die ursprünglichen Daten bzw. Dateien wieder her.
Diese Technik wird auch bei E‑Rechnungen genutzt, um rechnungsbegleitende Anhänge direkt in die XML-Datei einzubetten. Das war bereits bei der E‑Rechnung an die öffentliche Hand im Format XRechnung der Fall und gilt ebenso für ZUGFeRD.
Warum ist das wichtig?
Seit dem 1. Januar 2025 hat die Gesetzesänderung den Vorrang der E‑Rechnung (strukturierten Daten) klar definiert.
Daraus folgt:
- Hybride Formate wie ZUGFeRD
Wenn das mitgelieferte PDF nicht lesbar ist, die XML-Daten jedoch schon, gilt die empfangene E‑Rechnung als gültig und muss demzufolge akzeptiert und verarbeitet werden. - Einbettung umsatzsteuerrelevanter Anhänge
Rechnungsbegründende Beilagen wie z. B. Leistungsnachweise, müssen in das XML-Dokument eingebettet werden – und zwar mithilfe von BASE64.
Bereit für Vorsteuerabzug & GoBD-konforme Archivierung
Alles, was für den Vorsteuerabzug relevant ist, muss GoBD-konform archiviert werden. Dazu gehören auch alle relevanten Anhänge, die vollständig in der XML-Datei enthalten sein müssen.
Falls Sie unsicher sind, welche Anhänge tatsächlich umsatzsteuerrelevant sind, empfehlen wir Ihnen die Rücksprache mit Ihrem Steuerberater.
Technische Grenzen beachten
Die Einbettung von Anhängen im XML-Dokument ist hinsichtlich der Dateigröße begrenzt. Diese Grenzen hängen unter anderem vom genutzten Übertragungskanal ab.
Was ist, wenn die PDF einer ZUGFeRD-Rechnung kaputt ist?
Seit dem 1. Januar 2025 haben die Daten in der XML-Datei Vorrang gegenüber dem PDF-Dokument.
In Folge daraus gilt, solange der XML-Teil lesbar ist und der EN 16931-Spezifikation entspricht, muss die E‑Rechnung akzeptiert und verarbeitet werden.
Ja, auch wenn der PDF-Teil kaputt ist oder nicht inhaltsgleich.
Unser Vorgehen
Bei hybriden Formaten, erstellen wir aus den XML-Daten ein neues PDF-Sichtdokument.
Dazu extrahieren wir die strukturierten Daten aus der XML.
Daraus generieren wir ein neues PDF als Buchungshilfe.
Dieses neue PDF enthält garantiert die Daten aus der XML.
Vorteile unserer Methode
- Zuverlässige Übereinstimmung zwischen PDF und XML
- Vermeidung von Fehlern durch Texterkennung
- Effiziente Verarbeitung der Rechnungsdaten
Durch dieses Vorgehen stellen wir sicher, dass das Sichtdokument (PDF) inhaltsgleich zu den strukturierten Daten (XML) ist und als verlässliche Buchungshilfe dienen kann.
Was tun, wenn ein Kunde abseits der EN 16931-Pflichtfelder zusätzliche Angaben verlangt?
Ein gutes Beispiel hierfür:
Der Rechnungsempfänger verlangt die Angabe einer Bestellnummer. Es gibt dafür sogar ein Feld laut Spezifikation. Das ist das Feld BT-13 Bestellreferenz. DieAngabe ist allerdings optional.
Was bedeutet diese Anforderung für die Validierung?
Hier müssen Sie entscheiden, ob und wie E‑Rechnung vor dem Versand geprüft werden sollen.
- Variante 1: Sie prüfen vor dem Versand einer E‑Rechnung die Verfügbarkeit aller Pflichtangaben auf Basis der geltenden Spezifikation.
- Variante 2: Sie berücksichtigen bei der Validierung zusätzlich den kundenspezifischen Anforderungskatalog. So vermeiden Sie die unnötige Ablehnung seitens Ihres Kunden, weil zusätzlich gewünschte Informationen fehlen.
Aus Erfahrung, macht die Variante 2, speziell für Großkunden Sinn und sichert den reibungslosen Rechnungsversand ab.
Dieses Verfahren nutzen unsere Kunden beispielsweise, um branchenspezifische Anforderungen bei der Rechnungsstellung zu berücksichtigen.
Guter Rat … muss manchmal gar nichts kosten
Sie wünschen sich den passenden Einstieg zum Umstieg auf die E‑Rechnung?
Sie wollen mehr über den einfachen und gesetzeskonformen Empfang von E‑Rechnung erfahren?
Fragen Sie einfach nach der Aufzeichnung unseres letzten Webinars (inkl. Cegedim Xtract Testzugang).
Update & Lessons learned zur E‑Rechnung auf Basis der EN 16931 (02/2025)
In 60 Minuten + FAQ erhalten Sie alle Updates, Lessons learned und Infos von den ZUGFeRD-Entwicklertagen.
Anschließend beantworten Tim Roßky, Geschäftsführer Cegedim e‑Business, und sein Team alle Fragen. Nehmen Sie dazu einfach mit uns Kontakt auf.
Das könnte Sie auch interessieren!
LIVE Webinar: E‑Rechnungspflicht B2B in Deutschland seit 1.1.2025
Updates: BMF, Vorschau Steuermeldesystem, news EN 16931, Lessons learned, live Demo & kostenloser Testzugang
LIVE Webinar: Final Call vor dem Start der E‑Rechnungspflicht B2B
Updates: BMF, Meldesystem (DE+EU), ZUGFeRD, XRechnung, EN 16931 +Projektpraxis
Reform der E‑Rechnung in Frankreich
Die Reform der E‑Rechnung in Frankreich nimmt Fahrt auf. Je nach Unternehmensgröße kommt die E‑Rechnungs-Pflicht ab September 2026.
Was unterscheidet eine PDF-Rechnung von einer »echten« E‑Rechnung?
O‑Ton aus einem kürzlichen Gespräch: “Wir versenden schon 80% unserer Rechnungen elektronisch als PDF. Da sind wir bestens vorbereitet auf die E‑Rechnung … oder etwa nicht?
Gesetz zur E‑Rechnungspflicht in Deutschland final verabschiedet
Einführung der E‑Rechnungspflicht wurde vom Bundesrat beschlossen. Verschaffen Sie sich einen Überblick zu den Übergangsfristen, Ausnahmen und Co.