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Digi­ta­li­sie­ren von Rechnungen

Mit SY digi­ta­li­sie­ren und auto­ma­ti­sie­ren Sie die Bear­bei­tung Ihrer Rech­nun­gen. Wech­seln Sie zur elek­tro­ni­schen Rech­nung und verab­schie­den Sie sich vom Papier.

SY Business - Screenshot - Workflow Rechnungen validieren

Warum Rech­nun­gen digitalisieren?

Papier­lose und digi­tale Prozesse sind entschei­dend für Ihre Zukunfts­fä­hig­keit! Was aber bedeu­tet Digi­ta­li­sie­rung konkret für Ihr Unter­neh­men und wie kann sie Ihre Arbeits­ab­läufe optimieren?

Digi­ta­li­sie­rung wird immer mehr zum Stan­dard, vor allem seit der massi­ven Verla­ge­rung von Arbeits­pro­zes­sen ins Homeoffice.

Die Verar­bei­tung von Rech­nun­gen in Papier­form kann sehr zeit­auf­wen­dig sein. Eine große Belas­tung für Ihre Buch­hal­tung, vor allem zu Stoßzeiten.

Um Ihnen den Weg zu erleich­tern, hat SY busi­ness den Prozess der Digi­ta­li­sie­rung von Rech­nun­gen detail­liert für Sie aufgeschlüsselt.

Warum Rech­nun­gen digitalisieren?

SY Business - Screenshot - Workflow Rechnungen validieren

Papier­lose und digi­tale Prozesse sind entschei­dend für Ihre Zukunfts­fä­hig­keit! Was aber bedeu­tet Digi­ta­li­sie­rung konkret für Ihr Unter­neh­men und wie kann sie Ihre Arbeits­ab­läufe optimieren?

Digi­ta­li­sie­rung wird immer mehr zum Stan­dard, vor allem seit der massi­ven Verla­ge­rung von Arbeits­pro­zes­sen ins Homeoffice.

Die Verar­bei­tung von Rech­nun­gen in Papier­form kann sehr zeit­auf­wen­dig sein. Eine große Belas­tung für Ihre Buch­hal­tung, vor allem zu Stoßzeiten.

Um Ihnen den Weg zu erleich­tern, hat SY by Cegedim den Prozess der Digi­ta­li­sie­rung von Rech­nun­gen detail­liert für Sie aufgeschlüsselt.

Vorteile der Digitalisierung

für Ihr Unternehmen

  • Behal­ten Sie Zahlungs­fris­ten einfa­cher im Auge
  • Nutzen Sie Skonti opti­mal aus
  • Senken Sie Ihre Kosten beim Verar­bei­ten von Bele­gen im Ein- und Ausgang
  • Behal­ten Sie die Kontrolle über alle Rech­nungs­vor­gänge durch 100-prozen­tige Transparenz
  • Gewin­nen Sie mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft
SY Business - Screenshot - Liste versendeter Rechnungen

Vorteile der elek­tro­ni­schen Rechnung

Was Sie durch die Digi­ta­li­sie­rung mit SY einspa­ren könn­ten? Ein Rechenbeispiel!*

Sy Vorteile

* Ausge­hend von 1.000 Rechnungen/Monat bzw. 12.000 Rechnungen/Jahr, basie­rend auf einer Seite pro Rechnung

Die E‑Rechnung hat viele Vorteile für Ihr Unternehmen:

  • Sparen Sie Zeit durch papier­lo­ses Bear­bei­ten Ihrer Rechnungen
  • Sparen Sie sich die Kosten für den papier­ba­sier­ten Versand und Empfang von Rechnungen
  • Über­wa­chen Sie Ihren Worklfow zur Rech­nungs­ver­ar­bei­tung in Echtzeit
  • Profi­tie­ren Sie von kürze­ren Durch­lauf­zei­ten und damit schnel­le­ren Zahlungseingängen
  • Verbes­sern Sie Ihre KPIs
  • Erfül­len Sie die Anfor­de­run­gen des Bundes und der Länder (ERechG, ERechV) auf Basis der EU-Norm 2014/55/EU

SY unter­stützt die Digi­ta­li­sie­rung des gesam­ten Purchase-to-Pay- und Order-to-Cash-Prozesses.

Verbes­sern Sie Ihre Rech­nungs­pro­zesse und sparen Sie Zeit!

SY Business - Screenshot - Dashboard Lieferantenrechnungen

Opti­mie­ren Sie die Kundenbeziehung

durch die Einfüh­rung der elek­tro­ni­schen Rechnung

Unser Team beglei­tet Sie bei der Umstel­lung auf elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen und beim Onboar­ding Ihrer Part­ner, Kunden und Lieferanten.

  • Senken Sie Ihre Verwaltungsausgaben
  • Beschleu­ni­gen Sie die Bear­bei­tung Ihrer Rechnungen
  • Verbes­sern Sie das Cash­flow-Manage­ment Ihres Unternehmens
  • Erhö­hen Sie die Quali­tät der erfass­ten Daten
  • Vermei­den Sie unnö­tige Rech­nungs­ab­gren­zun­gen und Streitfälle
  • Verein­fa­chen Sie den Umstieg auf die E‑Rechnung für Ihre Geschäftspartner
  • Verrin­gern Sie Ihren CO2-Fußabdruck

Opti­mie­ren Sie die Kundenbeziehung

durch die Einfüh­rung der elek­tro­ni­schen Rechnung

Unser Team beglei­tet Sie bei der Umstel­lung auf elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen und beim Onboar­ding Ihrer Part­ner, Kunden und Lieferanten.

SY Business - Screenshot - Dashboard Lieferantenrechnungen
  • Senken Sie Ihre Verwaltungsausgaben
  • Beschleu­ni­gen Sie die Bear­bei­tung Ihrer Rechnungen
  • Verbes­sern Sie das Cash­flow-Manage­ment Ihres Unternehmens
  • Erhö­hen Sie die Quali­tät der erfass­ten Daten
  • Vermei­den Sie unnö­tige Rech­nungs­ab­gren­zun­gen und Streitfälle
  • Verein­fa­chen Sie den Umstieg auf die E‑Rechnung für Ihre Geschäftspartner
  • Verrin­gern Sie Ihren CO2-Fußabdruck

Ihre All-in-one-Lösung

zur Digi­ta­li­sie­rung Ihrer Kunden- und Lieferantenrechnungen

Digi­ta­li­sie­ren von Lieferantenrechnungen

  • E‑Rechnung (XRech­nung, ZUGFeRD, EDI, …)
  • Datei­ex­port aus ERP-System
  • Direkt aus Bestel­lung erzeugte Rech­nung (PO-Flip)
  • Manu­elle Eingabe oder Datei-Upload im SY-Portal durch Ihre Lieferanten
  • Per Post auf Papier mittels Scan, Daten­ex­trak­tion und Verifizierung

Digi­ta­li­sie­ren von Kundenrechnungen

Geben Sie Ihre Rech­nun­gen im SY-Portal ein, unab­hän­gig vom jewei­li­gen Rech­nungs­stel­lungs­ver­fah­ren Ihrer Kunden, sei es auf Papier gedruckt und mit der Post versandt oder in elek­tro­ni­scher Form.

Die struk­tu­rier­ten Daten­for­mate der erzeug­ten E‑Rechnungen enthal­ten alle gesetz­li­chen und betrieb­li­chen Daten sowie ein Kenn­zei­chen, das die reibungs­lose Verar­bei­tung und die Zustel­lung der Rech­nun­gen (z.B. als XRech­nung, ZUGFeRD, EDI, signier­tes PDF, Druck­aus­gabe) sicherstellt.

5 Module

zur opti­mier­ten Verar­bei­tung Ihrer elek­tro­ni­schen Rechnungen

Siren On

Rech­nungs­da­ten werden früh­zei­tig geprüft, um Rech­nungs­re­kla­ma­tio­nen zu vermeiden

File Pen

Auto­ma­ti­sier­tes und manu­el­les Anrei­chern von Rech­nungs­da­ten macht Rech­nungs­vor­gänge umfas­send nachvollziehbar

Cabinet Filing

GoBD-konforme Digi­ta­li­sie­rung und Archi­vie­rung von Rechnungen

Road

Zuwei­sen von Vorgänge entspre­chend der Routing­pa­ra­me­ter an die jewei­lige Abteilung

Gauge Max

Lücken­lo­ses Moni­to­ring zur Nach­voll­zieh­bar­keit von Prozes­sen sowie zur Über­wa­chung von Work­flow und Daten

Siren On

Rech­nungs­da­ten werden früh­zei­tig geprüft, um Rech­nungs­re­kla­ma­tio­nen zu vermeiden

File Check

Auto­ma­ti­sier­tes und manu­el­les Anrei­chern von Rech­nungs­da­ten macht Rech­nungs­vor­gänge umfas­send nachvollziehbar

Cabinet Filing

GoBD-konforme Digi­ta­li­sie­rung und Archi­vie­rung von Rechnungen

Route

Zuwei­sen von Vorgänge entspre­chend der Routing­pa­ra­me­ter an die jewei­lige Abteilung

Gauge Max

Lücken­lo­ses Moni­to­ring zur Nach­voll­zieh­bar­keit von Prozes­sen sowie zur Über­wa­chung von Work­flow und Daten

Ein gemein­sa­mes Netzwerk

für Kunden und Lieferanten

SY ermög­licht die einfa­che Vernet­zung von Kunden und Liefe­ran­ten. Über eine einzige Verbin­dung können alle ange­schlos­se­nen Unter­neh­men Belege austau­schen, unab­hän­gig von den verwen­de­ten Syste­men, Forma­ten und Lösun­gen zur Digitalisierung.

Dank der sehr hohen Inter­ope­ra­bi­li­tät durch das SY-Netz­werk sind unsere Kunden direkt mit ihren Part­nern – Kunden und Liefe­ran­ten – verbunden.

Image Picto 3

Berech­nen Sie Ihr Einspar­po­ten­zial und star­ten Sie mit der Digi­ta­li­sie­rung Ihrer Rechnungen!

Ihre Exper­ten für die Digi­ta­li­sie­rung von Doku­men­ten- und Geschäftsprozessen

Wie gelingt die Digi­ta­li­sie­rung von Geschäftsprozessen?

Für eine erfolg­rei­che Digi­ta­li­sie­rung soll­ten Sie mit einer Analyse star­ten. Hier können wir gemein­sam Ihre Anfor­de­run­gen voll­stän­dig und detail­liert ermitteln.

Dabei prüfen wir gemein­sam, wo Ihre Prio­ri­tä­ten liegen und welche Hinder­nisse Ihrem Vorha­ben im Wege stehen könn­ten. So stel­len Sie sicher, dass Sie die Chan­cen der Digi­ta­li­sie­rung passend für Ihr Unter­neh­men nutzen. Die Wahl der für Ihr Unter­neh­men opti­ma­len Lösung ist von entschei­den­der Bedeutung.

Da ein Projekt zur Digi­ta­li­sie­rung oftmals komplex zu planen und umzu­set­zen ist, sollte die Lösung flexi­bel und einfach sein, aber gleich­zei­tig den best­mög­li­chen Komfort und hohe Trans­pa­renz bieten. Insge­samt muss die Lösung sowohl den Anfor­de­run­gen der Fach­ab­tei­lun­gen als auch denen der jewei­li­gen Bran­che gerecht werden. Lassen Sie uns heraus­fin­den welche Lösung Ihren Bedarf bestens abdeckt: SY busi­ness oder eBeleg Service.

 

Welche Auswir­kung hat die EU-Richt­li­nie 2014/55/EU (ERechG bzw. ERechV) auf die Digi­ta­li­sie­rung von Rechnungen? 

Durch die EU-Richt­li­nie von 2014 wurden nach und nach jeweils das E‑Rech­nungs-Gesetz und die E‑Rech­nungs-Verord­nung auf Ebene des Bundes bzw. in den Bundes­län­dern verab­schie­det. Diese liefern aktu­ell die Basis für die E‑Rechnung an die öffent­li­che Hand.

Inzwi­schen sind E‑Rechnungen an den Bund, die freien Hanse­städte Bremen und Hamburg, Baden-Würt­tem­berg und das Saar­land verpflich­tend. Größ­ten­teils ist dabei das Format der XRech­nung vorgeschrieben.

Bei einer XRech­nung liegen die Rech­nungs­da­ten struk­tu­riert in einem vorge­ge­be­nen XML-Format vor. Beson­ders wich­tig ist die zumeist zwin­gend erfor­der­li­che Leit­weg-ID, eine eindeu­tige Iden­ti­fi­ka­ti­ons­num­mer für die Weiter­lei­tung an den Empfän­ger. 

Alle Details zu den gelten­den deut­schen Rege­lun­gen zur E‑Rechnung an den Bund und die 16 Bundes­län­der haben wir für Sie in unse­rer Über­sicht zur E‑Rechnung an die öffent­li­che Hand (B2G) zusam­men­ge­stellt.  

Welche Entwick­lun­gen zur E‑Rechnung sind im B2B-Bereich zu erwarten? 

Die Bundes­re­gie­rung plant bereits die Einfüh­rung eines einheit­li­chen Melde­sys­tems für Rech­nun­gen. Diese Maßnahme dient zur Mini­mie­rung der sog. Mehr­wert­steu­er­lü­cke (nach EU-Anga­ben entgin­gen Deutsch­land im Jahr 2019 aufgrund von Steu­er­be­trug rund 23,4 Milli­ar­den Euro). Die Einfüh­rung eines solchen Melde­sys­tems wird sich sicher auf die Rech­nungs­stel­lung zwischen Unter­neh­men (B2B) und evtl. auch zwischen Unter­neh­men und Endkun­den (B2C) auswirken.

Wir beob­ach­ten die aktu­elle Entwick­lung zum Thema Clearance und Tax-Report­ing in Deutsch­land und der EU für Sie weiter.

Warum auf einen papier­lo­sen Belegaus­tausch setzen? 

Für eine tief­grei­fende Opti­mie­rung und Auto­ma­ti­sie­rung von Geschäfts­pro­zes­sen sollte die Digi­ta­li­sie­rung sämt­li­che Arten Ihrer Geschäfts­do­ku­mente umfas­sen. So können Sie Medi­en­brü­che vermei­den und dadurch Doku­mente schnel­ler und zuver­läs­si­ger bear­bei­ten. Die Digi­ta­li­sie­rung ist dabei ein Mittel zur Stei­ge­rung der Nach­voll­zieh­bar­keit und Produk­ti­vi­tät, wodurch Sie am Ende Zeit, Kosten und Perso­nal einsparen.

Eine Lösung, die neben der Digi­ta­li­sie­rung auch die Zusam­men­ar­beit intern im Unter­neh­men, mit Ihren Kunden sowie Liefe­ran­ten unter­stützt, ist beson­ders geeig­net. Die papier­los ausge­tausch­ten Daten soll­ten dabei sicher gespei­chert und gleich an die rich­tige Stelle weiter­ge­lei­tet werden. So können Rekla­ma­tio­nen und Verzö­ge­run­gen bei Zahlun­gen vermie­den und Skonti häufi­ger ausge­schöpft werden.