So senden Sie E‑Rechnungen an den Bund

• Ja, seit dem 27.11.2020 gilt die E‑Rechnungspflicht für Liefe­ran­ten des Bundes

Ausnah­men der Pflicht:

• Direkt­auf­träge bis 1.000€
• geheim­hal­tungs­be­dürf­tige Aufträge
• Ange­le­gen­hei­ten des Auswär­ti­gen Diens­tes und der sons­ti­gen Beschaf­fun­gen im Ausland

• Ja, der Zentrale Rech­nungs­ein­gang des Bundes (ZRE), betrie­ben von der Bundesdruckerei
• Nutzungs­vor­aus­set­zung: Regis­trie­rung durch den Liefe­ran­ten am Portal, auch bei ausge­la­ger­tem Versand über einen Dienstleister

• XRech­nung
• ZUGFeRD 2.1.1 im Profil XRech­nung (= nur der XML-Teil der ZUGFeRD-Rechnung)

• umsatz­steu­er­recht­li­chen Bestand­teile einer Rechnung
• Leit­weg-ID
• Bank­ver­bin­dung
• Zahlungs­be­din­gun­gen
• E‑Mail des Rech­nungs­stel­lers = ange­ge­bene E‑Mail bei der Regis­trie­rung am ZRE
• Liefe­ran­ten­num­mer bzw. Bestellnummer

• Grob­adres­sie­rung = Bundes­land (2‑stellig) bzw. für den Bund die ’99‘, Regie­rungs­be­zirk (1‑stellig), Land­kreis (2‑stellig) und Gemeinde (3‑stellig)
• Fein­adres­sie­rung = 5‑stellige Kennung für die jewei­lige Behörde bzw. Insti­tu­tion auf Ebene des Bundes, bis hin zum Sachbearbeiter
• 2‑stellige Prüf­zif­fer
• Wird i.d.R. im Rahmen der Auftrags­ver­gabe vom Auftrag­ge­ber an den Liefe­ran­ten kommu­ni­ziert, falls nicht ist diese beim Auftrag­ge­ber zu erfragen
• Leit­weg-ID Liste aller am ZRE des Bundes ange­schlos­se­nen Behörden

• Weber­fas­sung: bei sehr weni­gen Bele­gen, manu­elle Erfas­sung direkt im ZRE des Bundes
• Webu­pload: hier können Sie eine XRech­nung über das ZRE hoch­la­den und an Ihren Auftrag­ge­ber übermitteln
• E‑Mail: komfor­ta­bler ist die Über­mitt­lung per E‑Mail, Sie erhal­ten bei der Regis­trie­rung die für Sie gültige E‑Mail-Adresse
• WebSer­vice via PEPPOL: Offene Schnitt­stelle per WebSer­vice, wird von den meis­ten Dienst­leis­tern bedient, ist beson­ders für die Über­mitt­lung vieler Rech­nun­gen geeig­net, durch die direkte Anbin­dung z.B. über einen Dienst­leis­ter an den WebSer­vice wird eine hohe Trans­pa­renz und eine zuver­läs­sige Verbin­dung sicher­ge­stellt, Liefe­ran­ten müssen hier­für keine Anbin­dung an das PEPPOL-Netz­werk umset­zen, PEPPOL wird hier viel­mehr für die Weiter­lei­tung ab dem ZRE an die Auftrag­ge­ber verwendet.

• In der Praxis fallen wie im Bauwe­sen zusätz­li­che Anla­gen an, z.B. für die Doku­men­ta­tion des Baufort­schritts durch entspre­chende Bilder.
• Die Größe der zu über­mit­tel­ten Rech­nung darf beim ZRE je nach Über­mitt­lungs­weg inkl. Anla­gen 10MB bzw. 15 MB nicht über­schrei­ten. Hier im Detail auf Basis der Anga­ben aus den FAQ des ZRE mit den genauen Anga­ben (Stand 19.05.2021)
• Weber­fas­sung: Anzahl rech­nungs­be­glei­ten­der Unter­la­gen 200, maxi­male Größe aller Anla­gen 11 MB
• Upload: max. 200 Stück, max. 15 MB
• E‑Mail: max. 200 Stück, max. 10 MB
• DE-Mail: max. 200 Stück, max. 10 MB
• Webser­vice via Peppol: max. 200 Stück, max. 15 MB
• Bei Bedarf können zusätz­li­che Anla­gen sepa­rat per E‑Mail über­mit­telt werden. Das soll­ten Sie aller­dings unbe­dingt mit dem Auftrag­ge­ber abstim­men, damit auch die Zuord­nung zur korre­spon­die­ren­den Rech­nung reibungs­los funktioniert.

Als Anla­gen zur XRech­nung werden folgende Formate beim ZRE angenommen:

• PDF-Doku­mente
• Bilder (PNG, JPG/JPEG)
• Text­da­teien (CSV)
• Excel-Doku­mente (XLSX)
• Open­Do­cu­ment-Tabel­len (ODS)

Der Status einge­reich­ter Rech­nun­gen ist beim ZRE über das Rech­nungs­jour­nal in Ihrem Konto einsehbar.

Es gibt folgende Status:

• Neu: Ihre Rech­nung wurde an den ZRE hoch­ge­la­den, die formale Prüfung steht noch aus.
• Bereit­ge­stellt: Ihre Rech­nung wurde formal erfolg­reich geprüft und anschlie­ßend dem Rech­nungs­emp­fän­ger zur Abho­lung bereitgestellt.
• Abge­holt: Ihre Rech­nung wurde durch Ihren Auftrag­ge­ber abgeholt.
• Zurück­ge­wie­sen: Ihre Rech­nung wurde abgewiesen.

Beim Versand per WebSer­vice kann der Status, je nach Anbin­dung über einen E‑Rech­nungs-Dienst­leis­ter, bis ins ERP zurück­ge­spielt werden. Dadurch erhal­ten Sie ein hohes Maß an Trans­pa­renz und eine schnelle Rückmeldung.

Weitere Infor­ma­tio­nen zum E‑Rech­nungs-Versand an Behör­den und Insti­tu­tio­nen der öffent­li­chen Hand finden Sie in unse­rem Beitrag E‑Rechnung in Deutsch­land.

Zusätz­lich empfeh­len wir Ihnen als Infor­ma­ti­ons­quelle die FAQ des ZRE des Bundes. Hier sind viele ergän­zende und hilf­rei­che Infor­ma­tio­nen für Anwen­der des ZRE des Bundes verfügbar.