Avaya imple­men­tiert erfolg­reich Lösun­gen von Cegedim e‑Business

Komplette Abwick­lung des Beleg­ver­sands erfolgt über eBeleg Service-Lösungen

Bisher erfolgte die Aussendung der Belege bei Avaya, dem welt­weit operie­ren­den Anbie­ter von Kommu­ni­ka­ti­ons­ys­te­men, ausnahms­los posta­lisch. Das hatte eine Zusam­men­ar­beit mit unter­schied­li­chen Druck-Dienst­leis­ter zur Konse­quenz. Als Wett­be­werbs­vor­teil und getra­gen von den Wünschen der Kunden, erfolgte eine sukzes­sive Umstel­lung auf den elek­tro­ni­schen Belegversand.

Haupt­ziele von Avaya waren auch die paral­lele Berück­sich­ti­gung von unter­neh­me­ri­schen Zielen und gleich­zei­ti­ger Druck-Konso­li­die­rung. Das heißt, verschie­dene Druck­sys­teme muss­ten zusam­men geführt werden, um die papier­ba­sier­ten Prozesse zu optimieren.

eBeleg Service – Ausgang von Cegedim e‑Business (früher XimantiX) über­nimmt den komplet­ten Beleg­ver­sand. Der Einsatz mehre­rer hete­ro­ge­ner Schnitt­stel­len sollte durch die Einfüh­rung einer einheit­li­chen Lösung ersetzt werden. Avaya wünschte sich eine zeit­ge­mäße Lösung zur Prozess-Opti­mie­rung und Druck-Konso­li­die­rung. Einige Kunden von Avaya forder­ten nach wie vor klas­si­sche Papier­be­lege. Aus diesem Grund war es für Avaya wich­tig, ein System für alle Empfän­ger einzu­füh­ren. Die Lösung für diese Anfor­de­rung ist eBeleg Service – Ausgang. Das hybride System ermög­licht wahl­weise den elek­tro­ni­schen oder den posta­li­schen Versand über eine Programm­platt­form. Zusätz­lich verfügt Cegedim e‑Business über eine stan­dar­di­sierte Schnitt­stelle zum bestehen­den ERP-System von SAP. Für den vertrau­li­chen Versand von Bele­gen bietet eBeleg Service – HR eine Versand­op­tion mit hohem Sicher­heits­grad an.

Ein Groß­teil des Beleg­vo­lu­mens von rund 400.000 Bele­gen mit einem Umfang von etwa 800.000 Seiten bilden Rech­nun­gen, Mahnun­gen und Auftrags­be­stä­ti­gun­gen. Diese sollen in Zukunft per E‑Mail verschickt und als struk­tu­rierte Daten direkt in das entspre­chende Empfän­ger-ERP-System einge­le­sen werden. Alle weite­ren, posta­lisch versen­de­ten Belege, werden über den Beleg­druck, eine Versand­op­tion des eBeleg Service verar­bei­tet. Dabei besteht über die Cegedim e‑Business Lösung die Möglich­keit der Konso­li­die­rung mehre­rer Belege zu einer Sendung. Zusätz­lich erhält Avaya im ERP-System eine Rück­mel­dung über die erfolg­rei­che Beleg­ver­ar­bei­tung. Für die Aufbe­rei­tung und den Versand der Belege wurde der Cegedim e‑Business Part­ner SPS Germany ausgewählt.

Vertrau­li­che Belege werden über die Inca­Mail-Schnitt­stelle von eBeleg Service – HR zuge­stellt. Die sichere und verschlüs­selte elek­tro­ni­sche Zustel­lung von elek­tro­ni­schen Gehalts­mit­tei­lun­gen per E‑Mail erfolgt durch die Lösung Inca­Mail, einem Koope­ra­ti­ons­pro­dukt von SPS und Cegedim e‑Business. Die Mitarbeiter:innen haben dabei die Möglich­keit zu entschei­den, ob sie ihre Gehalts­in­for­ma­tio­nen gedruckt per Post oder mit siche­rer vertrau­li­cher Inca­Mail von SPS erhal­ten möch­ten. Es erfolgt eine einma­lige Regis­trie­rung mit der jewei­li­gen persön­li­chen E‑Mail-Adresse, um vertrau­li­che Doku­mente pass­wort­ge­schützt und verschlüs­selt direkt in das E‑Mail-Post­fach zu erhal­ten. Physi­sche Gehalts­be­lege werden über das ISO 27001 zerti­fi­zierte Druck­zen­trum von SPS Germany produ­ziert und verschickt.

Die Schnitt­stelle Visi­post zum ERP-System SAP R3 und SAP HCM hat der Cegedim e‑Business Part­ner VISICON bereit­ge­stellt. VISI­Post für SAP wurde auf Basis etablier­ter Stan­dards in die SAP Umge­bung von Avaya inte­griert. Somit kann der prozess­op­ti­mierte elek­tro­ni­sche Beleg­ver­sand auf Basis einer stan­dar­di­sier­ten Schnitt­stelle sicher­ge­stellt werden. Durch die inte­grierte Beleg­druck-Funk­tion können Empfän­ger, die weiter­hin auf Papier bestehen, Rech­nun­gen und andere Doku­mente klas­sisch per Post erhalten.