EBNER schal­tet bei der Rech­nungs­ein­gangs­be­ar­bei­tung den Turbo an

Digi­ta­li­sier­ter Rech­nungs­ein­gang auf Basis des eBeleg Service – Eingang von Cegedim e‑Business und des SAP-AddOns VISIe­Box von VISICON

Die EBNER Indus­trie­ofen­bau GmbH ist welt­wei­ter Spezia­list für Wärme­be­hand­lungs­an­la­gen. Nicht nur in seinem Kern­ge­schäft verfolgt das vor über 70 Jahren gegrün­dete Unter­neh­men seit jeher zukunfts­wei­sende Konzepte. Auch andere Unter­neh­mens­be­rei­che gehen stets mit der Zeit – voraus­ge­setzt, es handelt sich nicht nur um einen kurz­fris­ti­gen Trend.

Ein aktu­el­les Beispiel für diesen sinn­voll und nutz­wer­tig ausge­rich­te­ten Moder­ni­sie­rungs­an­satz: Die Digi­ta­li­sie­rung von Geschäfts- und Doku­men­ten­pro­zes­sen. Denn hier hatte es in der Vergan­gen­heit immer häufi­ger an mehre­ren Stel­len geknirscht, wodurch klar wurde, dass zu viele manu­elle und fehler­an­fäl­lige Schritte Teil des Rech­nungs­ein­gangs­pro­zes­ses waren.

Gemein­sam mit dem lang­jäh­ri­gen SAP-Part­ner VISICON nahm man bei EBNER daher die betref­fen­den Prozesse genauer unter die Lupe. Dabei kam heraus, dass die Durch­lauf­zei­ten für einge­hende Belege wie Rech­nun­gen in der Summe defi­ni­tiv zu lang waren. Zusätz­lich fehlte die nötige Trans­pa­renz für die Bear­bei­tung einge­hen­der Belege.

Zur Digi­ta­li­sie­rung des Rech­nungs­ein­gangs hat sich EBNER für die Komplett­lö­sung VISIe­BOX zur direk­ten Anbin­dung des Cegedim e‑Business (früher XimantiX) eBeleg Service mit SAP entschie­den. Denn schnell war klar, dass ein indi­vi­du­el­ler, in SAP inte­grier­ter Rech­nungs­ein­gangs­work­flow zum Einsatz kommen sollte.

Zur Digi­ta­li­sie­rung des Rech­nungs­ein­gangs hat sich EBNER für die Komplett­lö­sung VISIe­BOX zur direk­ten Anbin­dung des Cegedim eBeleg Service mit SAP entschie­den. Denn schnell war klar, dass ein indi­vi­du­el­ler, in SAP inte­grier­ter Rech­nungs­ein­gangs­work­flow zum Einsatz kommen sollte.

Das Ausle­sen der Daten erfolgt direkt mit KI-gestütz­ter OCR (Texterken­nung mit künst­li­cher Intel­li­genz). So werden die Daten aus den Rech­nun­gen auto­ma­ti­siert ausge­le­sen und an den entspre­chen­den Bear­bei­ter zur Prüfung weiter­ge­lei­tet. Eine beson­dere Heraus­for­de­rung bilde­ten einige «spezi­elle» Liefe­ran­ten mit (biswei­len) schwer zu verste­hen­den Beleg­struk­tu­ren – selbst für das mensch­li­che Auge. Die Lösung: Durch das Zusam­men­spiel aus auto­ma­ti­sier­ten Prozes­sen, der Nach­be­ar­bei­tung durch einen Bear­bei­ter bei EBNER und dem lern­fä­hi­gen System lässt sich der Auto­ma­ti­sie­rungs­grad auch für schwie­rige Beleg­struk­tu­ren der Geschäfts­part­ner stetig steigern.

Für die Nach­be­ar­bei­tung steht nun zudem eine brow­ser­ba­sierte Soft­ware­lö­sung zur Verfü­gung: Auf der über­sicht­lich gestal­te­ten Bear­bei­tungs­maske ist links ein Abbild des Origi­nal­be­legs zu sehen. Rechts dane­ben ermög­licht das Ergeb­nis der Daten-Extrak­tion einen direk­ten visu­el­len Abgleich. Die auto­ma­ti­sierte Hervor­he­bung unsi­cher erkann­ter oder fehlen­der Daten rundet das komfor­ta­ble Nutzer­er­leb­nis ab – und ermög­licht damit eine sehr effi­zi­ente und ergo­no­mi­sche Prüfung der ausge­le­se­nen Belegdaten.

Direkt im Anschluss an die erfolg­rei­che digi­tale Über­nahme der Beleg­da­ten erfolgt die Über­mitt­lung der Daten an das SAP-System über die VISIe­BOX Schnitt­stelle. Die Vermei­dung der doppel­ten Daten­pflege lag EBNER dabei beson­ders am Herzen.

Mit der imple­men­tier­ten Lösung wurden zahl­rei­che manu­elle Prozess­schritte, die als beson­ders fehler­an­fäl­lig bekannt waren, abge­löst. Die Basis für eine erhöhte Daten­qua­li­tät ist somit gesichert.

EBNER setzt für den Rech­nungs­ein­gangs­work­flow auf eine SAP-interne Lösung. Die indi­vi­du­elle Anpas­sung des Work­flows hat in diesem Fall VISICON als SAP-Spezia­list und lang­jäh­ri­ger Part­ner durch­ge­führt. So können Rech­nun­gen direkt – sofern vorhan­den – mit der zuge­hö­ri­gen Bestel­lung verknüpft werden. Für den Einkauf ist damit jeder­zeit der Status der Bestel­lung einsehbar.

Der Rech­nungs­mo­ni­tor in SAP bietet EBNER zu jeder Zeit die volle Trans­pa­renz über den Bear­bei­tungs­sta­tus. Verant­wort­li­che können auf diese Weise stets alle ihnen zuge­ord­nete Rech­nun­gen über­wa­chen, bis diese nach erfolg­ter Frei­gabe in den Zahl­lauf gehen.

In der Summe war das Projekt ein voller Erfolg, bei dem alle Wünsche von EBNER umge­setzt werden konn­ten. Jetzt steht den Mitar­bei­tern eine in SAP voll­in­te­grierte Lösung zur Verfü­gung. Dadurch war auch die Umstel­lung auf den neuen digi­ta­len Rech­nungs­ein­gang für die Mitar­bei­ter sehr intuitiv.