XRechnung kann keiner lesen?
TRUGSCHLUSS-ALARM
Mit unserer Serie »Trugschluss-Alarm« wollen wir Sie auf konkrete Problematiken hinweisen, die uns in unseren zahlreichen Kunden-Gesprächen und Live-Webinaren begegnet sind.
Hier gehen wir auf den Trugschluss »Die E‑Rechnung nach EN 16931 ist für Menschen eine Blackbox« ein.
Dabei erläutern wir zunächst, was die beiden zulässigen E‑Rechnungsformate »XRechnung« und »ZUGFeRD« unterscheidet. Anschließend zeigen wir auf, wie Sie das jeweilige Format maßgeschneidert auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens einsetzen.
Im Ergebnis:
Eine Stolperfalle weniger und ein Stück mehr Expertise.
So schätzen Sie Ihren Handlungsbedarf inhaltlich und zeitlich richtig ein.
Ist E‑Rechnung leistbar und v.a. sinnvoll, zum Beispiel auch für KMU?
Verantwortliche im Finanzwesen stehen der geplanten E‑Rechnungspflicht teilweise skeptisch gegenüber. Gerade, wenn das Belegaufkommen sich bisher in keinem Rahmen bewegt hat, der eine stärkere Automatisierung sinnvoll und effizient erscheinen ließ. Den Rechnungsverkehr stärker zu digitalisieren, wirkt aus diesem Blickwinkel eher als Belastung, nicht als Chance.
Was sind die Befürchtungen?
Eine Schwierigkeit besteht in der Verarbeitung der EN 16931-konformen E‑Rechnungen von Lieferanten.
»Wie soll man mit so einem nicht menschenlesbaren Datensatz in der Praxis arbeiten?«
Zum anderen besteht die Sorge, ob der Versand von E‑Rechnungen an Kunden den Zahlungseingang verzögert. Denn auch die eigenen Kunden stehen vor den gleichen Herausforderungen, was die Verarbeitung eingehender E‑Rechnungen betrifft.
»Wann bekomme ich dann überhaupt mein Geld?«
Die E‑Rechnung ab 1.1.2025 kann doch kein Mensch lesen.
Das ist ein Riesenproblem für uns in der Buchhaltung eines mittelständischen Unternehmens!
O‑Ton aus der Praxis
Wo liegt der Trugschluss?
- Erstens, die E‑Rechnung ist gar keine neue Herausforderung.
- Zweitens, es gibt bereits heute schon Lösungsansätze für alle Unternehmensgrößen.
E‑Rechnung im Einsatz zwischen Unternehmen und öffentlicher Hand = B2G
Verpflichtung für öffentliche Auftraggeber
Seit dem 18. April 2020 müssen alle öffentlichen Auftraggeber elektronische Rechnungen empfangen, die den europäischen Vorgaben (EN 16931) entsprechen.
Verpflichtung für Unternehmen
Seit dem 27. November 2020 ist die E‑Rechnung an Auftraggeber des Bundes verpflichtend.
Auf Länderebene gibt es Einzelregelungen, die jedoch relativ unübersichtlich sind.
Die E‑Rechnungspflicht wurde bereits vor Jahren für B2G (= business to government), also für Rechnungen an öffentlichen Auftraggeber eingeführt.
D.h. bereits 2020 standen alle Beteiligten vor dem Problem, die geforderten XML-Datensätze für Menschen lesbar und somit erst nutzbar zu machen.
Insofern sind tatsächlich einige Hürden bereits beseitigt, die die Umstellung auf elektronischen Rechnungsversand schwierig erscheinen ließen.
Lösungsansätze: ZUGFeRD oder Visualisierung per Viewer
Das ZUGFeRD-Format kombiniert die geforderten XML-Daten mit einem Sichtdokument.
Hier dient ein PDF als Container sowohl für die visuelle Darstellung als auch für die geforderten strukturierten Daten.
Es erfüllt seit der Version 2.0.1 (im Profil EN) die Anforderungen der Richtlinien EU/2014/55 sowie der EU-Norm 16931.
Somit können Unternehmen neben der XRechnung auch das ZUGFeRD-Format für den Versand »echter« E‑Rechnungen nutzen.
Abb. So sieht eine ZUGFeRD-Rechnung am Ende aus
Alternativ kann ein Viewer zur Visualisierung von XRechnungen genutzt werden.
Das geht zum Einen mithilfe eines Tools wie z. B. dem kostenlosen Ultramarin eRechnungs Viewer.
Außerdem gibt es Lösungen, die die Visualisierung direkt mit im Prozess berücksichtigen (z. B. unser eBeleg Service – Eingang). Hier wird die Rechnung als integraler Bestandteil des Genehmigungsworkflows sichtbar und lesbar dargestellt.
Dadurch kann die Buchhaltung unabhängig vom empfangenen Rechnungsformat die Rechnung einsehen und direkt bearbeiten.
Fact sheet E‑Rechnung, XRechnung und ZUGFeRD
E‑Rechnung
Anforderungen an »echte« E‑Rechnung
- Enthält alle nach EN 16931 geforderten Angaben = Pflichtangaben
- Berücksichtigt dabei die vorgegebene Reihenfolge und Formatierung
- Stellt sicher, dass nur zulässige Werte enthalten sind. Dabei sind die in der Spezifikation genannten Codelisten zu berücksichtigen.
- Basiert auf einer der laut EU-Richtlinie 2014/55/EU zugelassenen Syntaxen (siehe ABl. L 133 vom 6. 5. 2014, S. 1):
CII (Core invoice usage specification) oder UBL (Universal Business Language)
oder
- Ist mindestens auf Basis der EU-Norm EN 16931 interoperabel. Kann also mithilfe eines Mappings in ein EN 16931-konformes Format gebracht werden.
Abgrenzung: Was ist keine echte E‑Rechnung?
- Einfache PDF, d.h. PDF-Dokumente ohne strukturierte Daten
- PDF + XML in einem nicht EN 169312-konformen Schema
- Aktuelle EDI-Formate
Übergangsfristen
Für den Umstieg zum Versand von E‑Rechnungen gelten hinsichtlich der Formate verschiedene Übergangsfristen.
Hier lohnt es sich, auch die Fußnoten zu beachten. Die Bedürfnisse kleinerer Unternehmen (gemessen am Jahresumsatz) sowie von Unternehmen, die bereits EDI und andere elektronische Formate mit strukturierten Daten einsetzen, werden durch gesonderten Regelungen berücksichtigt.
Für den Empfang von E‑Rechnungen gelten hingegen keine Übergangsfristen.
Ab 1.1.2025 besteht eine Pflicht zur Annahme von E‑Rechnungen (d.h. im Format XRechnung oder als ZUGFeRD).
XRechnung
Kurz gefasst
XRechnung ist ein Datenaustauschstandard, der alle Informationen einer Rechnung als strukturierte Daten in einem definierten XML-Format enthält.
Als nationale Variante der europäischen E‑Invoicing-Norm EN 16931 handelt es sich bei der XRechnung um eine sogenannte Core Invoice Usage Specification, kurz CIUS (die nationale Umsetzung in Deutschland).
Gesetzliche Grundlagen
- EU-Richtlinie 2014/55/EU
- EU Norm EN 16931
- Vorgaben, welche Dokumente beim E‑Rechnungsaustausch zu archivieren sind, finden sich (unter anderem) in den GoBD.
Technische Grundlagen
- Semantisches Datenmodell
- XML-Format
- Enthält strukturierte Rechnungsdaten
- Alternativ auf Basis der Syntax CII oder UBL möglich
Vorteile
- enthält strukturierte Daten, die direkt einlesbar sind
- bereits konform zu Portalen der öffentlichen Hand für den Rechnungsaustausch B2G
- keine Abweichungen zu einem Sichtdokument möglich
Fazit: Zeitvorteil durch automatisierbare Verarbeitung = schneller Zahlung
Nachteile
- Nicht ohne Hilfsmittel menschenlesbar
- Muss erst durch eine entsprechende Software in eine menschenlesbare Form gebracht werden
ZUGFeRD
Kurz gefasst
ZUGFeRD ist eine Spezifikation für das gleichnamige Format elektronischer Rechnungen.
Dieses Format fasst ein Sichtdokument als PDF/A‑3 mit den geforderten maschinenlesbaren Daten (CEN-konformer XML-Datensatz) in einer einzigen Datei (bereit zur GoBD-konformen Archivierung) zusammen.
Gesetzliche Grundlagen
ZUGFeRD ab der Version 2.0.1 ab im Profil EN 16931 ist ein ausdrücklich zugelassenes Format für die E‑Rechnung B2B ab 1.1.2025. Die rechtlichen Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie der europäischen Norm EN 16931 sind hier bereits verwirklicht.
Technische Grundlagen
- Hybrides Format: PDF + XML (konform mit EN 16931) als PDF/A‑3
- Syntax: CII
- Enthält strukturierte Rechnungsdaten
- Enthält direkt lesbares Sichtdokument
Vorteile
- Enthält zusätzlich eine visuelle PDF-Komponente, die man auch ohne speziellen E‑Rechnungs-Viewer öffnen und als Basis für die Bearbeitung nutzen kann.
Nachteile
- Nur auf Basis der CII Syntax (kein UBL)
TIPP | Sie müssen nicht auf die finale Pflicht zur E‑Rechnung B2B warten, um von einer Digitalisierungslösung zu profitieren.
Versenden Sie bereits Rechnungen als einfache PDFs an Kunden?
Dann bietet sich der direkte Umstieg auf das ZUGFeRD-Format an. Für Ihre Kunden ändert sich quasi nichts! Diese erhalten weiterhin ein PDF als Sichtdokument, das sie wie gewohnt archivieren und zur Rechnungsbearbeitung heranziehen können.
Gleichzeitig können Kunden, die schon einen Schritt weiter sind, von den enthaltenen strukturierten Daten profitieren.
Im Ergebnis können Sie – und evtl. Ihre Kunden – den Umstieg auf die E‑Rechnung sicher und ohne Zeitdruck meistern. Zusätzlich können durch die direkte Verwendung der mitgelieferten strukturierten Daten die Zahlungsvorgänge beschleunigt werden.
Guter Rat … muss manchmal gar nichts kosten
Sie wünschen sich den passenden Einstieg zum Umstieg auf die E‑Rechnung?
Oder Sie haben bereits konkrete Fragen?
Dann ist unser kostenloses LIVE Zoom Webinar
Die 5 Schritte zur E‑Rechnung auf Basis der EN 16931
genau das Richtige für Sie.
In 60 Minuten + FAQ erfahren Sie alles Wissenswerte, und zwar tagesaktuell. Anschließend beantworten Tim Roßky, Geschäftsführer Cegedim e‑Business, und sein Team alle eingehenden Fragen.
Sie möchten wissen,
wie Sie den Umstieg auf die E‑Rechnung sicher meistern?
➥ Kostenlosen Praxis-Leitfaden herunterladen
- Erfahrung aus 17 Jahren E‑Rechnung
- topaktuelle Informationen rund um das Wachstumschancengesetz
haben wir zu einer praxistauglichen Checkliste aufbereitet.
➥ Planungssicherheit erlangen, handlungsfähig werden
Schritt 2: Status Quo analysieren
Schritt 3: In Systemlandschaft einordnen
Schritt 4: Rechnungsinhalte prüfen
Schritt 5: Kommunikationsstrategie definieren
Bitte tragen Sie sich hier ein, sodass wir den Link zum Download an Sie senden können:
Das könnte Sie auch interessieren:
Reform der E‑Rechnung in Frankreich
Clearance/Tax-ReportingE‑Rechnung
Die Reform der E‑Rechnung in Frankreich nimmt Fahrt auf. Je nach Unternehmensgröße kommt die E‑Rechnungs-Pflicht ab September 2026.
Was unterscheidet eine PDF-Rechnung von einer »echten« E‑Rechnung?
Digitale ExpertiseE‑Rechnung
O‑Ton aus einem kürzlichen Gespräch: “Wir versenden schon 80% unserer Rechnungen elektronisch als PDF. Da sind wir bestens vorbereitet auf die E‑Rechnung … oder etwa nicht?
Gesetz zur E‑Rechnungspflicht in Deutschland final verabschiedet
Digitale ExpertiseE‑Rechnung
Einführung der E‑Rechnungspflicht wurde vom Bundesrat beschlossen. Verschaffen Sie sich einen Überblick zu den Übergangsfristen, Ausnahmen und Co.