XRech­nung: Projekt­er­fah­run­gen & Fazit

• Verbind­lich­keit der elek­tro­ni­schen Rech­nung: Hier steht ob es für Liefe­ran­ten eine E‑Rechnungspflicht gibt und ab wann.
• Rech­nungs­for­mate: Die akzep­tier­ten Formate – Ist es nur XRech­nung oder auch CEN-16931-konforme Formate wie ZUGFeRD 2.0 oder höher im Profil EN-16931?
• Inhalt der elek­tro­ni­schen Rech­nung: Die zwin­gend gefor­der­ten Felder, wie z.B. Leitweg-ID.
• Über­mitt­lung von elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen: Steht eine zentrale Lösung in Form eines Portals zur Verfü­gung, das verwen­det werden kann oder muss? Welche Trans­port­wege stehen zur Verfü­gung – E‑Mail, Web-Upload, Web-Erfas­sung, WebService?

• Siehe Spezi­fi­ka­tion, bereit­ge­stellt auf der Seite der Koor­di­nie­rungs­stelle für IT Stan­dards KoSIT > im Absatz “Umset­zung von XRechnung”
• In der Spezi­fi­ka­tion ist genau fest­ge­legt was die Pflicht­fel­der sind (seman­ti­sche Vorgaben)
• Zusätz­lich gibt es inhalt­lich abhän­gige Felder. Ist z.B. die Mehr­wert­steuer 0%, muss in einem ande­ren Feld die Begrün­dung enthal­ten sein. Dadurch können zusätz­li­che Felder zu Pflicht­fel­dern werden (inhalt­li­che Vorgaben)

• Die Leit­weg-ID bietet die Möglich­keit der Zuord­nung und auto­ma­ti­sier­ten Weiter­lei­tung bis auf Sachbearbeiter-Ebene.
• Für laufende Verträge ist es ggf. erfor­der­lich die Leit­weg-ID vom Auftrag­ge­ber für die elek­tro­ni­sche Rech­nungs­stel­lung zu erfragen.
• Wich­tig ist zu wissen, dass nur weil eine Leit­weg-ID vom Auftrag­ge­ber ange­ge­ben wurde, nicht zwangs­läu­fig der Rech­nungs­weg über das poten­zi­ell zustän­dige Portal erfol­gen muss.
  Fragen Sie daher am Besten bei dem Auftrag­ge­ber expli­zit nach, ob er an einem zentra­len Rech­nungs­ein­gangs-Portal ange­bun­den ist.

Die Auftrags­wert­gren­zen spie­len in der Praxis kaum eine Rolle. Auftrag­ge­ber müssen seit dem 18. April 2020 Rech­nun­gen elek­tro­nisch anneh­men. Auch, wenn sie evtl. in der E‑RechV zunächst nur den Ober­schwel­li­gen Bereich anbie­ten, werden unse­rer Erfah­rung nach alle Rech­nun­gen über diesen Weg angenommen.

Zusätz­lich zu den erwähn­ten Porta­len ZRE und OZG-RE bietet die Bundes­dru­cke­rei für alle bisher nicht ange­bun­de­nen Auftrag­ge­ber die Möglich­keit das VPX-Portal zu verwen­den (siehe Pres­se­mit­tei­lung der Bundes­dru­cke­rei). Eine Auflis­tung aller verfüg­ba­rer Portale haben wir in den FAQs zur XRech­nung zusammengestellt.

Spezi­al­an­for­de­run­gen im Bereich der Ener­gie­ver­sor­ger: Heute ist es noch nicht möglich die Pflicht­an­ga­ben nach dem Ener­gie­wirt­schafts­ge­setz als struk­tu­rierte Daten einer XRech­nung bereit­zu­stel­len. Dafür müssen diese als Anla­gen inte­griert werden (addi­tio­nal support­ing documents).

XRech­nung mit Anla­gen an die Deut­sche Bahn: Anhänge müssen in das XML einge­bet­tet werden. Vorteil­haft ist die Nutzung eines Vali­da­tors vor dem Versand, der auch diese Spezi­al­an­for­de­run­gen prüft – wie es XimantiX eben­falls anbietet.

E‑Rechnungen sind der Papier­rech­nung gleich­ge­stellt. Daher können Anla­gen Rech­nungs­be­stand­teile enthal­ten, sofern diese eine Refe­renz zur Rech­nung beinhal­ten. Das ist die recht­lich durch ein Gutach­ten gesi­cherte Aussage, auch wenn sich so mancher Empfän­ger damit schwer tut. In unse­rem Fall wurden Rech­nun­gen mit Anla­gen, die den Leis­tungs­zeit­raum enthiel­ten abge­lehnt. Die umsatz­steu­er­recht­li­che Pflicht­an­gabe des Leis­tungs­zeit­rau­mes war hier nicht in den struk­tu­rier­ten Daten der XRech­nung enthal­ten, aber in der Anlage. Das muss so auch akzep­tiert werden. Auch wenn das einer manu­el­len Prüfung seitens des Rech­nungs­emp­fän­gers bedarf.

In der Baubran­che gibt es beson­dere Heraus­for­de­rung bzgl. der Rech­nungs­größe. Oftmals müssen viele Bilder über­mit­telt werden. Über­gangs­weise werden diese Anla­gen direkt per E‑Mail an den Sach­be­ar­bei­ter gesen­det. Es gibt zwar die Möglich­keit in der XRech­nung Abschluss- Abschlag‑, Teil­schluss- und Schluss­rech­nun­gen als struk­tu­rierte Daten abzu­bil­den, aber bis dato nicht auf Posi­ti­ons­ebene. In der XRech­nung Version 2.0.1 gibt es neu die soge­nann­ten XRech­nung Exten­si­ons. In den Exten­si­ons können Sie jetzt auch die Kosten, Zuschläge, Nach­lässe, Abrech­nungs­zeit­räume, Preise, Umsatz­steuer, Eigen­schaf­ten zu Produk­ten und Dienst­leis­tun­gen je Rech­nungs­po­si­tio­nen hinter­le­gen. Aber: Die XRech­nung Exten­si­ons sind bisher nur für die UBL-Syntax verfüg­bar – noch nicht für UN-CEFACT/CII. Dazu sei kurz gesagt: Der Rech­nungs­ver­sen­der kann sich für eine Syntax entschei­den, wohin­ge­gen Rech­nungs­emp­fän­ger beide Syntaxen unter­stüt­zen müssen.

WebSer­vice via PEPPOL: PEPPOL ist ein Netz­werk für den einfa­chen und kosten­güns­ti­gen Austausch elek­tro­ni­scher Doku­mente zwischen öffent­li­chen Stel­len und Liefe­ran­ten. Webser­vice via PEPPOL bedeu­tet nicht, dass Sie eine Anbin­dung an das PEPPOL-Netz­werk benö­ti­gen. Sie können Ihre Rech­nun­gen direkt oder über einen Dienst­leis­ter wie Cegedim e‑Business unter Verwen­dung eines WebSer­vice übermitteln.

• Projekt­lauf­zeit: Für Projekte im Umfeld der XRech­nung, muss je nach Quell­sys­tem (ERP-System) und der anzu­bin­den­den Empfangs­punkte ausrei­chend Zeit einge­plant werden. Rech­nen Sie hier mindes­tens mit einer Umset­zungs­dauer von drei Monaten.
• Kommu­ni­ka­ti­ons­be­darf: Die benö­tigte Abstim­mung zwischen Ihnen, Ihrem ERP-System­haus, ggf. dem eInvoicing-Dienst­leis­ters und die jewei­li­gen Stel­len auf Empfän­ger­seite braucht seine Zeit. Ein eInvoicing-Dienst­leis­ter kann durch bereits vorhan­dene Erfah­run­gen mit bestimm­ten Empfän­gern und vorhan­de­nen Kontak­ten helfen Zeit zu sparen. Aller­dings gibt es immer wieder Empfän­ger spezi­ell auf kommu­na­ler Ebene mit denen noch etwas Pionier­ar­beit erfor­der­lich ist.
• Inves­ti­ti­ons­si­cher­heit: Das Thema der XRech­nung und ZUGFeRD spielt mehr und mehr auch in der Privat­wirt­schaft eine Rolle. Mit Unter­stüt­zung durch einen Dienst­leis­ter sind Sie auch bei Ände­run­gen an den Stan­dards – und die erfol­gen regel­mä­ßig – auch in Zukunft auf der siche­ren Seite.