XRech­nung versen­den und empfan­gen, aber wie?

Bis 2020 müssen alle öffent­li­chen Auftrag­ge­ber in der EU elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen in einem der euro­päi­schen Norm EN 16931 entspre­chen­den Rech­nungs­for­mat verar­bei­ten können. Genauer gesagt müssen ab Novem­ber 2019 alle Auftrag­ge­ber des Bundes und ab April 2020 die Auftrag­ge­ber der Kommu­nen und Länder die Annahme von elek­tro­ni­schen Rech­nun­gen, die den EU-Vorga­ben entspre­chen, sicher­stel­len. Eine Verpflich­tung, die nicht nur die öffent­li­che Verwal­tung, sondern auch viele Betriebe und Unter­neh­men in öffent­li­cher Hand betrifft. Liefe­ran­ten des Bundes sind zudem seit Novem­ber 2020 gemäß den Vorga­ben des E‑Rech­nungs-Geset­zes und der E‑Rechnungsverordnung des Bundes dazu verpflich­tet, ihre Rech­nun­gen nur noch elek­tro­nisch in einem CEN-konfor­men Rech­nungs­for­mat zu über­mit­teln. Je nach Umset­zung auf Länder und Kommu­nen­ebene, kann hier eine Pflicht gelten. Ab wann diese jeweils zutrifft, ist in der jewei­li­gen ERechV fest­ge­legt. Eine über­sicht­li­che Zusam­men­fas­sung dazu und die jewei­li­gen Links zu den Geset­zen und Verord­nun­gen steht Ihnen unter Top Aktu­el­les zur XRech­nung in Bund und Ländern bereit.

Auf Ebene des Bundes können bereits jetzt seit Novem­ber 2019 alle Vorteile der elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung genutzt werden. Für Länder und Kommu­nen wird ist es seit April 2020 möglich elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen als E‑Rechnungen nach EU-Norm einzu­lie­fern. Auch wenn die Rege­lun­gen zur E‑Rechnungspflicht für Liefe­ran­ten sehr unter­schied­lich sind, empfeh­len wir möglichst zeit­nah in die Umset­zung zu gehen. Wenn Sie von der elek­tro­ni­schen Einlie­fe­rungs­pflicht betrof­fen sind, soll­ten Sie nicht zu lange warten, damit die Rech­nungs­stel­lung an Ihre Kunden aus der öffent­li­chen Hand konti­nu­ier­lich sicher­ge­stellt ist. Die Multi-Chan­nel-Lösung ist für die naht­lose Umset­zung einfach perfekt. Das bedeu­tet, sie können jetzt schon bald Kosten einsparen!

Tatsäch­lich machen sowohl das E‑Rechnungsgesetz und die E‑Rechnungsverordnung des Bundes als auch die unter­schied­li­chen Gesetze und Verord­nun­gen zur elek­tro­ni­schen Rech­nungs­stel­lung an die öffent­li­che Hand in den verschie­de­nen Ländern eine ganze Reihe an – leider recht unter­schied­li­chen – Ausnah­men. In den meis­ten Fällen sind jedoch typi­sche Klein­be­trags­rech­nun­gen unter 1.000 Euro von den eInvoicing-Vorga­ben befreit.

Vorga­ben machen die EU-Richt­li­nie, das E‑Rechnungsgesetz und die E‑Rech­nungs-Verord­nung des Bundes, die einzel­nen Gesetze und Verord­nun­gen der Länder sowie die Euro­päi­sche E‑In­voi­cing-Norm EN 16931.

Die Archi­vie­rung elek­tro­ni­scher Rech­nun­gen wird mit Cegedim noch viel einfa­cher. So werden vom eBeleg Service – Ausgang erstellte Doku­mente direkt an den Versen­der zum Zwecke zur Archi­vie­rung zurück­ge­ge­ben. Selbst­ver­ständ­lich ist hier­bei auch die (auto­ma­ti­sche) Anbin­dung an ein vorhan­de­nes Archiv oder an ein Cloud-basier­tes DMS über Cegedim möglich. Spre­chen Sie uns gerne darauf an!

Grund­sätz­lich besteht natür­lich auch die Möglich­keit, entspre­chende Rech­nun­gen an die Verwal­tung selbst über die verschie­de­nen Webpor­tale oder andere Lösun­gen an den entspre­chen­den Rech­nungs­emp­fän­ger zu über­mit­teln. Das macht aber nur dann Sinn, wenn es sich ledig­lich um gele­gent­li­che Rech­nun­gen handelt, die Sie opti­ma­ler­weise nur an einige wenige öffent­li­che Rech­nungs­emp­fän­ger versen­den. Geht es dage­gen um höhere Rech­nungs­vo­lu­mina und/oder mehrere verschie­dene Auftrag­ge­ber – womög­lich sogar in unter­schied­li­chen Bundes­län­dern oder auf unter­schied­li­chen Verwal­tungs­ebe­nen – soll­ten Sie unbe­dingt über Unter­stüt­zung durch einen XRech­nungs-Dienst­leis­ter wie Cegedim e‑Business nach­den­ken. Denn ohne einen solchen Anbie­ter und eine entspre­chende Soft­ware­lö­sung verlie­ren Sie schnell den Über­blick, welche Vorga­ben für welche Rech­nun­gen wann und wo gelten.

Wer heute EDI verwen­det hat alle notwen­di­gen Daten für die XRech­nung bereits vorlie­gen. Auf dieser Basis kann bei Bedarf die gefor­derte XRech­nung erstellt und über­mit­telt werden.